PERILAKU DALAM
ORGANISASI SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN
PERILAKU DALAM ORGANISASI
KESELARASAN TUJUAN
Tujuan utama dari sistem pengendalian manajemen adalah memastikan
(sejauh mungkin) tingkat “keselaran tujuan (goal congruence)” yang tinggi.
Dalam proses yang sejajar dengan kepentingan pribadi mereka sendiri, yang
sekaligus juga merupakan kepentingan perusahaan.
Manajemen senior menginginkan agar organisasi mencapai tujuan
organisasi. Tetapi anggota individual organisasi mempunyai tujuan pribadi
masing-masing yang tidak selalu konsisten dengan tujuan organisasi. Dengan
demikian, tujuan utama dari sistem pengendalian manajemen adalah memastikan
tingkat keselarasan tujuan yang tinggi. Sistem pengendalian yang memadai
setidaknya tidak akan mendorong individu untuk bertindak melawan kepentingan
organisasi. Misalnya, bila sistem menekankan pada pengurangan biaya dan manajer
merespons dengan cara mengurangi biaya dalam unit nya sendiri dengan cara
mengalokasikan jumlah yang lebih besar ke unit lain, maka manajer telah
termotivasi, tetapi kea rah yang keliru.
Dalam memgevaluasi praktik pengendalian manajemen, ada dua
pertanyaan penting yang diajukan:
1.
Tindakan apa yang memotivasi orang untuk bertindak demi
kepentingan diri mereka sendiri?
2.
Apakah tindakan-tindakan ini sesuai dengan kepentingan
organisasi tersebut?
FAKTOR-FAKTOR
INFORMAL YANG MEMPENGARUHI KESELARASAN TUJUAN
Baik sistem formal maupun proses informal mempengaruhi perilaku
manusia dalam organisasi perusahaan, konsekuensinya, kedua hal tersebut akan
berpengaruh pada tingkat pencapaian keselarasan tujuan. Namun hal yang juga
untuk diperhatikan oleh para perancang sistem pengendalian formal adalah
aspek-aspek yang berkaitan dengan proses informal, seperti etos kerja, gaya
manajemen, dan budaya yang melingkupi, karena untuk menjalankan strategi
organisasi secara efektif mekanisme formal harus berjalan seiring dengan
mekanisme informal. Oleh karena itu, sebelum sistem formal didiskusikan, akan
diuraikan faktor-faktor informal, baik yang bersifat internal maupun eksternal,
yang memainkan peranan kunci dalam rangka meraih keselasan dengan tujuan
perusahaan.
Faktor-faktor Eksternal
Faktor-faktor eksternal adalah norma-norma mengenai perilaku yang
diharapkan dalam masyarakat, di mana organisasi menjadi bagiannya. Norma-norma
ini mencakup sikap, yang secara kolektif sering juga disebut etos kerja, yang
diwujudkan melalui loyalitas pegawai terhadap organisasi, keuletan, semangat,
dan kebanggan yang dimiliki oleh pegawai dalam menjalankan tugas secara tepat
waktu. Beberapa sikap di atas bersifat lokal-yaitu spesifik untuk kota atau
wilayah di mana organisasi beroperasi.
Faktor-faktor Internal
1. Budaya
Faktor internal yang terpenting adalah budaya di dalam organisasi
itu sendiri, yang meliputi keyakinan bersama, nilai-nilai hidup yang dianut,
norma-norma perilaku serta asumsi-asumsi yang implisit diterima dan secara
eksplisit dimanifestasikan di seluruh jajaran organisasi. Norma-norma budaya
sangatlah penting karena hal tersebut bisa menjelaskan mengapa dua perusahaan
dengan sistem pengendalian manajemen formal yang sama, bervariasi dalam hal
pengendalian actual.
2. Gaya Manajemen
Faktor internal yang barangkali memiliki dampak yang paling kuat
terhadap pengendalian manajemen adalah gaya manajemen. Biasanya, sikap-sikap
bawahan mencerminkan aoa yang mereka anggap sebagai sikap atasan mereka, dan
sikap para atasan itu pada akhirnya berpijak pada apa yang menjadi sikap CEO.
Para manajer memiliki kualitas dan gaya yang beragam. Beberapa diantaranya
memilki kharisma dan ramah; sementara yang lain ada yang bergaya agak santai.
Ada manajer yang banyak melewatkan waktunya dengan melihat-lihat dan berbicara
pada banyak orang manajemen dengan cara berkeliling (management by walking
around); sementara ada juga manajer yang menyibukkan dirinya dengan menulis
laporan.
3. Organisasi Informal
Garis-garis dalam bagan organisasi menggambarkan hubungan-hubungan
formal yaitu, pemegang otoritas resmi dan bertanggung jawab dari setiap
manajer. Kenyataan-kenyataan yang ditemui selama berlangsungnya proses
pengendalian manajemen tidak bisa dipahami tanpa mengenali arti penting
dari hubungan-hubungan yang menyusun di organisasi yang bersifat informal.
4. Persepsi dan Komunikasi
Dalam upaya meraih tujuan-tujuan organisasi, para manajer operasi
harus mengetahui tujuan dan tindakan-tindakan yang harus diambil untuk
mencapainya. Mereka menyerap informasi ini dari berbagai jalur, baik itu jalur
formal (seperti anggaran dan dokumen-dokumen resmi lainnya) ataupun jalur
informal (seperti dari bahan obrolan yang tidak resmi).
Pesan-pesan yang diserap dari berbagai sumber ini bisa jadi
bertentangan satu sama lain, atau bahkan memiliki interpretasi yang sangat
beragam. Maka komunikasi perlu dibangun menyamakan persepsi.
SISTEM
PENGENDALIAN FORMAL
Pengaruh besar lainnya adalah sistem yang bersifat formal. Sistem
ini bisa kita klasifikasikan ke dalam dua jenis: (1) sistem pengendalian
manajemen itu sendiri dan (2) aturan-aturan.
Aturan-aturan
Kita menggunakan istilah :aturan-aturan sebagai seperangkat tulisan
yang memuat semua jenis instuksi dan pengendalian, termasuk di dalamnya adalah
instruksi-instruksi jabatan, pembagian kerja, prosedur standar operasi,
panduan-panduan, dan tuntunan-tuntunan etis.
Beberapa jenis aturan bisa dilihat di bawah ini :
1. Pengendalian Fisik
Penjaga keamanan, gudang-gudang yang terkunci, ruangan besi,
passwords komputer, televise pengawas, dan pengendalian fisik lainnya merupakan
bagian dari struktur pengendalian.
2. Manual
Ada banyak pertimbangan untuk memutuskan aturan-aturan mana yang
harus dituliskan ke dalam panduan, mana yang mesti diklasifikasikan sebagai
pedoman, seberapa banyak toleransi yang diperbolehkan dan beberapa pertimbangan
lainnya. Manual dalam organisasi birokratis jauh lebih rinci dibandingkan
dengan aturan organisasi lain. Organisasi besar memilki panduan dan aturan yang
lebih banyak dibandingkan dengan organisasi-organisasi lain yang lebih kecil.
Organisasi yang tersentralisasi memiliki banyak aturan dibandingkan dengan
organisasi yang terdesentralisasi. Dan yang terakhir, organisasi memiliki
unit-unit yang tersebar secara geografis (seperti jaringan restoran cepat saji)
mempunyai lebih banyak aturan dibandingkan dengan organisasi yang terpusat
secara geografis.
3. Pengamanan Sistem
Berbagai pengamanan sistem di rancang ke dalam sistem pemrosesan
informasi untuk menjamin agar informasi yang mengalir melalui sistem itu akan
bersifat akurat dan untuk mencegah kecurangan. Hal ini meliputi: pemeriksaan
silang secara terinci; pembubuhan tanda tangan dan bukti-bukti lain bahwa
sebuah transaksi telah dijalankan; melakukan pemilihan; menghitung uang yang
ada dan aktiva-aktiva yang mudah di bawa sesering mungkin; serta sejumlah
prosedur lain. Hal tersebut juga mencakup pengecekan sistem yang dilakukan oleh
auditor internal dan eksternal.
4. Sistem Pnegendalian Tugas
Pengendalian tugas didefinisikan sebagai proses untuk menjamin bahwa
tugas-tugas tertentu dijalankan secara efektif dan efisisen. Kebanyakan dari
tugas-tugas itu dikendalikan melalui peraturan-peraturan. Jika sebuah tugas
dijalankan menggunakan mesin otomatis, maka sistem otomatis itu sendiri akan
menyediakan pengendalian.
Proses Kendali
Secara Formal
Suatu perencaan strategis akan melaksanakan tujuan dan strategi
organisasi. Seluruh informasi yang tersedia dipergunakan untuk membuat
perencanaan ini. Perencanaan strategis tersebut kemudian di konversi menjadi
anggaran tahunan yang fokus pada pendapatan dan belanja yang direncanakan untuk
masing-masing pusat tanggung jawab. Pusat tanggung jawab ini juga dituntun oleh
aturan-aturan dan infornasi formal lain. Pusat tanggung jawab menjalankan
operasi-operasi yang ditugaskan, dan hasilnya kemudian di nilai dan dilaporkan.
Hasil-hasil aktual kemudian dibandingkan dengan anggaran untuk menentukan
apakah kinerjanya memuaskan atau tidak.
JENIS-JENIS
ORGANISASI
Strategi suatu perusahaan memiliki pengaruh yang besar terhadap
strukturnya. Pada gilirannya, jenis struktur akan mempengaruhi rancangan sistem
pengendalian manajemen organisasi. Meskipun kualitas dan ukuran organisasi itu
sangat beragam, setidaknya organisasi bisa dikelompokkan ke dalam tiga kategori
umum :
1.
Stuktur fungsional, di dalamnya setiap manajer
bertanggung jawab atas fungi-fungsi yang terspesialisasi seperti produksi atau
pemasaran.
2.
Struktur unit bisnis, di dalamnya para unit manager bertanggung
jawab atas aktivitas-aktivitas dari masing-masing unit, dan unit bisnis
berfungsi sebagai bagian independen dari perusahaan.
3.
Struktur matriks, di dalamnya unit-unit fungsional
memiliki tanggung jawab ganda.
Organisasi-organisasi
fungsional
Alasan dibalik bentuk organisasi fungsional melibatkan gagasan
mengenai seorang manajer yang membawa pengetahuan khusus untuk mengambil
keputusan yang berkaitan dengan fungsi spesifik, yang berlawanan dengan manajer
umum yang kurang memilki pengetahuan khusus. Seorang manajer pemasaran dan
seorang manajer produksi yang terampil kemungkinan besar akan mampu mengambil
keputusan yang lebih baik di bandingkan dengan seorang manajer yang bertanggung
jawab atas kedua bidang itu sekaligus. Lebih lanjut lagi, seorang spesialis
yang terampil harus mampu melakukan supervisi atas para buruh yang bekerja
dalam bidang yang sama secara lebih baik dibandingkan dengan seorang manajer
generalis. Oleh karena itu, keuntungan terpenting dari struktur fungsional
adalah efisiensi.
Ada sejumlah kelemahan pada struktur fungsional. Pertama, dalam
sebuah organisasi fungsional terdapat ketidakjelasan dalam menentukan
efektivitas manajer fungsional secara terpisah (seperti manajer produksi dan
manajer pemasaran) karena tiap fungsi tersebut sama-sama memberikan kontribusi
pada hasil akhir. Oleh karena itu, tidak ada cara untuk menentukan bagian dari
laba yang dihasilkan masing-masing fungsi.
Kedua, jika organisasi, terdiri dari beberapa manajer yang bekerja
dalam satu fungsi yang melapor ke beberapa manajer pada tingkat yang lebih
tinggi dari fungsi tersebut, maka perselisihan antar para manajer dari
fungsi-fungsi berbeda hanya dapat diselesaikan di tingkat atas, meskipun
perselisihan itu berasal dari tingkatan organisasi yang lebih rendah.
Ketiga, struktur fungsional tidak memadai untuk diterapkan pada
sebuah perusahaan dengan produk dan pasar yang beragam.
Unit-unit Bisnis
Bentuk organisasi unit bisnis dari organisasi dirancang untuk
menyelesaikan masalah-masalah yang terdapat pada struktur fungsional. Suatu
unit bisnis, yang juga disebut sebagai divisi, bertanggung jawab atas seluruh
fungsi yang ada dalam produksi dan pemasaran sebuah produk. Unit bisnis
tersebut bertanggung jawab untuk melakukan perencanaan dan koordinasi kerja
dari berbagai fungsi yang terpisah.
Implikasi terhadap Rancangan Sistem
Jika kemudahan dalam pengendalian merupakan satu-satunya kriteria,
maka semua perusahaan akan diorganisasikan ke dalam unit-unit bisnis. Hal ini disebabkan
karena dala organisasi unit bisnis, setiap manajer unit harus bertanggung jawab
untuk meningkatkan kemampuan setiap produk yang dihasilkan oleh unitnya guna
menghasilkan laba, melakukan perencanaan, mengkoordinasikan, dan mengendalikan
elemen-elemen yang berpengaruh pada kemampuan itu.
FUNGSI
KONTROLER
Orang yang bertanggung jawab dalam merancang dan mengoperasikan
sistem pengendalian manajemen disebut sebagai seorang kontroler. Sebenarnya, di
banyak organisasi, jabatan orang ini adalah chief financial officer (CFO).
Kontroler biasanya menjalankan fungsi-fungsi sebagai berikut:
1.
Merancang dan mengoperasikan informasi serta sistem
pengendalian.
2. Menyiapkan
pernyataan keuangan dan laporan keuangan (termasuk pengembalian pajak) kepada
para pemegang saham dan pihak-pihak eksternal lainnya.
3. Menyiapkan dan
menganalisis laporan kinerja, menginterpretasikan laporan-laporan ini untuk
para manajer, menganalisis program dan proposal-proposal anggaran dari berbagai
segmen perusahaan serta mengkonsolidasikannya ke dalam anggaran tahunan secara
keseluruhan.
4. Melakukan
supervisi audit internal dan mencatat prosedur-prosedur pengendalian untuk
menjamin validitas informasi, menetapkan pengamanan yang memadai terhadap
pencurian dan kecurangan serta menjalankan audit operasional.
5. Mengembangkan
personel dalam organisasi pengendali dan berpartisipasi dalam pendidikan
personel manajemen dalam kaitannya dengan fungsi pengendali.
Relasi ke Jajaran Organisasi
Fungsi pengendalian adalah fungsi staf. Meskipun seorang kontroler
biasanya bertanggung jawab untuk merancang maupun mengoperasikan sistem yang
mengumpulkan dan melaporkan informasi, pemanfaatan informasi ini adalah
tanggung jawab jajaran manajemen.
Kontroler tidak membuat ataupun mendorong pihak manajemen untuk
mengambil keputusan. Tanggung jawab untuk menjalankan pengendalian sesungguhnya
berasal dari CEO lalu turun ke bawah melalui jalur organisasi.
Kontroler Unit Bisnis
Para kontroler unit bisnis mau tidak mau telah membagi loyalitas
mereka. Pada satu sisi, mereka berutang kesetiaan pada kontroler, korporat,
yang memegang tanggung jawab operasi sistem pengendalian secara keseluruhan.
Disisi lain, mereka juga berutang kesetian pada para manajer di unit mereka,
yaitu pihak kepada siapa mereka memberikan bantuan.
Sumber:
Tidak ada komentar:
Posting Komentar