Desain organisasi membahas tentang bagaimana suatu
organisasi dirancang dalam rangka pencapaian sebuah tujuan. Dalam desain
organisasi ini terdapat dua bentuk desain organisasi, yakni Birokrasi dan
Adhokrasi. Desain organisasi ini selalu ada di setiap perusahaan, namun
biasanya untuk desain organisasi yang terstruktur hanya ada pada perusahaan
menengah ke atas.
1. Birokrasi
Model birokrasi pertama kali diperkenalkan oleh Max
Weber. Model birokrasi dari Weber lebih menggambarkan hipotesis daripada kejadian
nyata yang trestruktur. Menurut Weber, karakteristik dari birokrasi seperti
ini:
a. Pembagian kerja
b. Hierarki kewenangan yang jelas
c. Formalisasi yang tinggi
d. Bersifat tidak pribadi (impersonal)
e. Pengambilan keputusan mengenai penempatan pegawai yang
didasarkan atas kemampuan
f. Jejak karir bagi pegawai
Karakteristik-karakteristik tersebut menggambarkan
“ideal type” dari Weber mengenai mengenai organisasi yang rasional dan efisien.
Tujuan-tujuannya jelas dan eksplisif. Posisi diatur dalam suatu hierarki
berbentuk piramida dengan wewenang yang makin meningkatkan waktu bergerak ke
atas dalam organisasi. Kewenangan terletak pada posisi, bukan pada
orang-orang yang menduduki posisi tersebut. Seleksi para anggota didasarkan
atas kualifikasi mereka daripada “siapa yang dia kenal”, persyaratan tentang
posisi menentukan siapa yang akan diperkerjakan dan dalam posisi yang
mana dan prestasi adalah kriteria bagi promosi.
Model-model Birokrasi
1. Birokrasi Mesin
Birokrasi mesin ini mempunyai tugas operasi rutin yang
sangat tinggi, peraturan yang sangat diformalisasi, tugas yang dikelomokkan ke
dalam departemen-departemen fungsional, wewenang yang disentralisasi,
pengambilan kepeutusan yang mengikuti rantai komando dan sebuah struktur
administrasi yang rumit dengan perbedaan tajam antara aktivitas lini dan staf.
Dalam sebuah birokrasi mesin aktivitas seperti pemasaran,
penelitian dan pengembangan, produksi dan personalia secara khas dikelompokkan
di bawah eksekutif fungsional.
· Kelemahan dan Kelebihan
Kekuatan utama dari birokrasi mesin terletak pada
kemampuannya untuk melakukan aktivitas yang distandarisasi dengan cara sangat
efisien. Mengumpulkan para spesialis secara bersama-sama menghasilkan economic
of scale, meminimalkan duplikasi dari personalia dan peralatan, serta pegawai
yang puas dan senang yang mempunyai peluang untuk berbicara dalam bahasa yang
sama diantara para kawan sejawat mereka. Selanjutnya birokrasi mesin dapat
dijalakan dengan baik dengan manajer tingkat menengah dan rendah yang kurang
berbakat sehingga dengan demikian lebih murah. Intinya kelebihan dari birokrasi
mesin ini adalah kegiatan yang distandarisasi, bersama-sama dengan formalisasi
yang tinggi, memberi kesempatan agar pengambilan keputusan desentralisasi.
Kelemahan utama dari birokrasi mesin ini adalah disaat
kita menghadapi orang-orang yang berada dibawah naungan organisasi tersebut,
perhatian yang berlebihan dalam mengikuti peraturan. Tidak adanya tempat untuk
modifikasi apabila terjadi suatu masalah. Birokrasi mesin h anya makna
efisiensi selama para pegawai menghadapi masalah yang pernah mereka jumpai
sebelumnya dan keputusan yang terprogram telah ditentukan.
· Kapan harus menggunakan Birokrasi Mesin?
Birokrasi mesin paling efisien untuk organisasi dengan
ukuran besar, lingkungan yang stabil dan sederhana, dan teknologi yang terdiri
dari pekerjaan rutin yang dapat distandarisasi.
Birokrasi mesin kemungkinan akan banyak ditemukan pada
perusahaan produksi massal, seperti yang terdapat pada industry mobil dan baja,
organisasi jasa dengan aktivitas yang sederhana dan yang diulang-ulang seperti
penjara misalnya, atau perusahaan telepon dan suransi, lembaga pemerintah
dengan pekerjaan yang rutin, seperti kantor pos dan kantor pajak, serta
organisasi serta organisasi yang memerlukan keselamatan khusus, seperti
perusahaan penerbangan dan pemadam kebakaran.
2. Birokrasi Profesional
Kekuatan desain ini terletak pada operating core karena
desain ini mempunyai kemampuan kritis yang dibutuhkan organisasi dan mempunyai
otonomi yang diberikan melalui disentralisasi untuk menerapkan keahlian mereka.
Satu-satunya bagian birokrasi professional yang terinci secara penuh adalah
staf pendukung namun aktivitas mereka difokuskan untuk melayani operating core.
Contoh dari birokrasi professional yaitu, pada
Perpustakaan Abdurrahman Wahid UIN MALIKI Malang yang menyandarkan diri pada
kemampuan teknis spesialis untuk memperoleh, mengkatalogkan, menentukan
referensi, dokumen perintah dan keahlian sejenis. Para professional tersebut
memperoleh ketrampilannya melalui pendidikan selama bertahun-tahun sampai
mereka memperoleh gelar master in library science. Para professional itu
melakukan aktivitas mereka secara relative bebas, tetapi strukturnya tinggi
dalam kompleksitas, dan terdapat banyak peraturan namun formalisasi tersebut
telah diperolehnya dari pendidikan itu sendiri (internalized) bukan diterapkan
dalam organisasi tersebut.
· Kelemahan dan Kelebihan
Kekuatan birokrasi professional adalah bahwa ia dapat
mengerjakan tugas yang terspesialisasi yaitu yang membutuhkan keterampilan
professional yang sangat terlatih dengan efisiensi yang relative sama seperti
yang dapat dilakukan oleh birokrasi mesin. Dalam hubungannya dengan
pengendalian kekuasaan birokrasi professional membutuhkan manajemen puncak
untuk melepaskan tingkat control yang cukup banyak. Alternatifnya yaitu para
professional membutuhkan kebebasan untuk melakukan pekerjaan mereka dengan
efektif.
Kelemahan birokrasi professional adalah sama seperti yang
terdapat pada bentuk birokrasi mesin. Pertama ada kecenderungan berkembangnya
konflik antara sub-unit. Berbagai fungsi professional tersebut mencoba untuk
mengejar tujuan sempit mereka, sering membuat kepentingan fungsi lain dan
organisasi secara keseluruhan tampak menjadi tidak penting. Kedua, para
spesialis pada birokrasi professional seperti juga rekan kerja mereka pada
birokrasi mesin, bersifat komplusif dalam tekadnya untuk mengikuti peraturan. Hanya
saja peraturan tersebut dibuat oleh professional itu sendiri. Standar mengenali
perilaku professional dank ode etik untuk praktik yang etis dan telah diresapi
oleh para pegawai selama pelatihan mereka.
· Penggunaan Birokrasi Profesional
Birokrasi mesin paling baik untuk organisasi dengan
ukuran besar, lingkungan yang stabil dan kompleks dan teknologi rutin yang
diinternalkan lewat profesionalisasi. operating core organisasi tersebut
didominasi ole professional yang terampil yang telah menghayati prosedur yang
sukar untuk dipelajari namun didefinisikan dengan baik. Lingkungan yang komplek
dan stabil berarti organisasi tersebut membutuhkan penggunaan keterampilan yang
sukar yang hanya dapat dipelajari pada pendidikan formal dan pada program pelatihan,
tetapi harus cukup stabilitas sehingga keterampilan tersebut dapat
didefinisikan dengan baik dan distandarisasi.
3. Birokrasi Divisional
General motors, Hershey Foods, Du Pont, Burlington
Industries, dan Xerox merupakan contoh dari organisasi yang menggunakan
struktur divisional.
Kekuasaan dalam struktur divisional terletak pada
manajemen menengah. Alasanya bahwa struktur divisional tersebut sebetulnya
adalah sejumlah unit yang otonom, masing-masing secara khas adalah birokrasi
mesin yang dikoordinasi secara terpusat oleh sebuah kantor pusat. Karena divisi
tersebut berdiri sendiri, ia memberi kepada manajemen menengah (para manajer
divisi) control yang cukup besar.
· Kekuatan dan Kelemahan
Salah satu masalah yang dikaitkan dengan birokrasi mesin
adalah bahwa tujuan dari unit fungsional cenderung untuk menyampingkan tujuan
keseluruhan organisasi. Salah satu kekuatan dari struktur divisional bahwa ian
berusaha untuk mengobati masalah tersebut dengan cara menempatkan tanggung
jawab penuh bagi sebuah produk atau jasa di tangan seorang manajer divisi. Jadi
salah satu keuntungan dari struktur divisional tersebut adalah bahwa ia memberi
lebih banyak pertanggungjawaban dan memfokuskan diri pada hasil daripada hanya
memiliki satu titik focus yaitu pada birokrasi mesin.
Kekuatan riil dari stuktur divisional dating dari
terciptanya bisnis yang berdiri sendiri dalam sebuah bisnis. Divisi-divisi
dapat memberikan respon, tanggung jawab dan memperoleh manfaat dari
spesialisasi dan mampu memproses informasi seolah-olah mereka adalah organisasi
tersendiri. Tetapi mereka juga mempunyai keuntungan dari ukurannya yang besar
yang memungkinkan adanya economies of scale dalam perencanaan, perolehan modal,
dan penyebaran risiko.
· Kapan harus menggunakan Divisi Struktural?
Kriteria utama yang menentukan penggunaan struktur
divisional adalah keanekaragaman produk atau pasar. Jika sebuah organisasi
memiliki sebuah strategi diversivikasi (untuk menjadi organisasi multi produk
atau multi pasar), bentuk divisional tersebut lebih disukai dibandingkan
birokrasi mesin. Jika sebuah organisasi melakukan diversifikasi, konflik
diseluruh dimensi horizontal diantara fungsi menjadi terlalu besar dan
perubahan pada desain structural menjadi penting.
2. Adhokrasi
Adhokrasi adalah system yang berubah dengan cepat,
adaptif, biasanya hanya berlaku sementara dan dikoordinasikan disekitar masalah
yang harus dipecahkan oleh kelompok atau yang relative tidak saling kenal dan
mempunyai berbagai keterampilan professional.
Adhokrasi merupakan alat yang sangat baik untuk menjawab
perubahan, membantu inovasi, dan mengkoordinasikan spesialis yang beraneka
ragam. Adhokrasi dicirikan oleh diferensiasi horizontal, yang tinggi,
diferensiasi vertical yang rendah, formalisasi yang rendah, desentralisasi,
fleksibelitas dan daya tanggap yang tinggi (Robbins, 1994: 329).
Dalam pengambilan keputusan pada adhokrasi yaitu
dientralisasi, hal ini perlu kecepatan dan fleksibelitas dank karena manajemen
senior tidak dapat diharapkan memiliki keahlian yang dibutuhkan untuk membuat
semua keputusan. Jadi adhokrasi bergantung pada tim desentralisasi yang terdiri
dari para professional untuk mengambil keputusan.
Adhokrasi mempunyai sedikit standarisasi atau
formalisasim karena manajer tingkat menengah, staf pendukung, serta operatives
secara khas semuanya adalah professional, perbedaan tradisional antara
supervisor dan pegawai serta garis dan staf menjadi tidak jelas.
Teknologi pada suatu adhokrasi bersifat non rutin.
Teknologi tersebut akan mempunyai sedikit formalisasi, menyandarkan diri pada
keahlian para professional untuk memberikan tanggapan yang tepat selain itu
teknologi tersebut akan bersifat kompleks dalam arti akan menarik kepandaian
dari berbagai bidang keahlian pada hal ini, pada gilirannya, membutuhkan
koordinasi dan integrasi dari kepandaian yang dispesialisasi dan heterogen,
adhokrasi merupakan mekanisme yang lebih disukai untuk mempermudah integrasi
tersebut.
Matrik adalah suatu desain structural yang menugaskan
para spesialis dari departemen-departemen fungsional tertentu untuk bekerja
pada satu atau lebih tim, yang dipimpin oleh seorang pemimpin proyek. Matriks
menambah dimensi fleksibelitas. Inilah yang diciptakan dengan menggunakan
tim-tim multidisplin yang menmpatkan matriks tersebut dalam klasifikasi
adhokrasi.
Karakteristik yang paling nyata dari matriks adalah bahwa
struktur itu mematahkan konsep kesatuan komando. Sebuah landasan utama
birokrasi yang meminta agar setiap pegawai di dalam sebuah matriks mempunyai
dua orang atasan.
Manajer departemen fungsional dan manajer proyek bukti
yang menunjukkan ada tiga kondisi yang mendukung matriks:
a) Tekanan lingkungan daru dua sector yang kritis atau lebih
b) Saling ketergantungan di antara departemen
c) Ekonomies of scale di dalam penggunaan sumber daya
internal.
· Kelemahan dan kekuatan Matrik
Kekuatan matrik terletak pada kemampuannya untuk
mengkoordinasikan kegiatan jika orghanisasi tersebut mempunyai banyak aktivitas
kompleks dan saling bergantung pada birokrasi, kompleksitas mengakibatkan
formalisasi yang semakin meningkat. Kontak langsung seringkali dapat
menimbulkan komunikasi dan fleksibelitas yang lebih baik di antara berbagai
spesialisasi didalam matrik. Keuntungan matrik yang lain dapat membantu
mengalokasikan para spesialis secara efisien. Jika individu yang mempunyai
keterampilan tinggi ditempatkan pada sebuah departemen fungsional atau kelompok
proyek.
Kekuatan matrik lainnya menciptakan peningkatan kemampuan
untuk memberi tanggapan yang cepat terhadap perubahan lingkungan, matrik
merupakan cara yang efektif untuk menyeimbangkan permintaan dari pelanggan bagi
penyelesaian proyek dan pengendalian biaya-biaya dengan kebutuhan dari
organisasi akan efisiensi ekonomis dan pengembangan kemampuan teknis di masa
yang akan dating. Matrik melakukan peningkatan motivasi dengan memberi
lingkungan yang lebih sesuai dengan norma-norma demokrasi.
Sumber:
Tidak ada komentar:
Posting Komentar