Tugas 4 – Motivasi
1. Motivasi
Pentingnya Motivasi
Motivasi
adalah daya pendorong dari keinginan kita agar terwujud.
Motivasi adalah sebuahenergi pendorong yang berasal dari dalam kita
sendiri.
Motivasi
adalah daya pendorong dari keinginan kita agar terwujud. Energi pendorong dari
dalam agar apapun yang kita inginkan dapat terwujud. Motivasi erat sekali
hubungannya dengan keinginan dan ambisi, bila salah satunya tidak ada, motivasi
pun tidak akan timbul.
Banyak
dari kita yang mempunyai keinginan dan ambisi besar, tapi kurang
mempunyai inisiatif dan kemauan untuk mengambil langkah untuk mencapainya. Ini
menunjukkan kurangnya enrgi pendorong dari dalam diri kita sendiri atau kurang
motivasi.
Motivasi
akan menguatkan ambisi, meningkatkan inisiatif dan akan membantu dalam
mengarahkan energi kita untuk mencapai apa yang kita inginkan. Dengan motivasi
yang benar kita akan semakin mendekati keinginan kita.
Biasanya
motivasi akan besar, bila orang tersebut mempunyai visi jelas dari apa yang
diinginkan. Ia mempunyai gambaran mental yang jelas dari kondisi yang
diinginkan dan mempunyai keinginan besar untuk mencapainya. Motivasilah yang
akan membuat dirinya melangkah maju dan mengambil langkah selanjutnya untuk merealisasikan
apa yang diinginkannya.
Lakukan
apapun dalam pengembangan diri anda dengan motivasi, baik itu karir,
hubungan,spiritual, pekerjaan, menulis, memasak, membeli rumah, mendapatkan
pacar, mengajar anak atau apapun. Motivasi ini akan ada, bila ada visi
yang jelas dari apa yang anda akan lakukan, mengetahui apa yang akan anda
lakukan dan percaya akan kekuatan yang ada pada anda sendiri. Ia akan merupakan
kunci sukses dari apapun yang anda lakukan.
Untuk
termotivasi, ketahui terlebih dahulu apa yang anda inginkan selanjutnya anda
harus dapat meningkatkan energi keinginan itu dan siap untuk melakukan apa saja
agar keinginan dapat tercapai.
Motivasi
berkaitan erat dengan tercapainya sesuatu keinginan. Sering kita gagal mencapai
apa yang kita lakukan, misalnya berhenti minum kopi, merokok dan lainnya karena
motivasinya kurang.
Pandangan Motivasi
dalam organisasi
Lima fungsi
utama manajemen adalah planning, organizing, staffing, leading, dan
controlling. Pada pelaksanaannya, setelah rencana dibuat (planning), organisasi
dibentuk (organizing), dan disusun personalianya (staffing), maka langkah
berikutnya adalah menugaskan/mengarahkan karyawan menuju ke arah tujuan yang
telah ditentukan. Fungsi pengarahan (leading) ini secara sederhana adalah
membuat para karyawan melakukan sesuatu sesuai dengan apa yang diinginkan dan
harus mereka lakukan. Memotivasi karyawan merupakan kegiatan kepemimpinan yang
termasuk di dalam fungsi ini. Kemampuan manajer untuk memotivasi karyawannya
akan sangat menentukan efektifitas manajer. Manajer harus dapat memotivasi para
bawahannya agar pelaksanaan kegiatan dan kepuasan kerja mereka meningkat.
Berbagai
istilah digunakan untuk menyebut kata ‘motivasi’ (motivation) atau motif,
antara lain kebutuhan (need), desakan (urge), keinginan (wish), dan dorongan
(drive). Dalam hal ini, akan digunakan istilah motivasi yang diartikan sebagai
keadaan dalam pribadi seseorang yang mendorong keinginan individu untuk
melakukan kegiatan-kegiatan tertentu guna mencapai tujuan.
Motivasi
menunjuk kepada sebab, arah, dan persistensi perilaku. Kita bicara mengenai
penyebab suatu perilaku ketika kita bertanya tentang mengapa seseorang
melakukan sesuatu. Kita bicara mengenai arah perilaku seseorang ketika kita
menanyakan mengapa ia lakukan suatu hal tertentu yang mereka lakukan. Kita
bicara tentang persistensi ketika kita bertanya keheranan mengapa ia tetap
melakukan hal itu (Berry, 1997).
Suatu
organisme (manusia/hewan) yang dimotivasi akan terjun ke dalam suatu aktivitas
secara lebih giat dan lebih efisien daripada yang tanpa dimotivasi. Selain
menguatkan organisme itu, motivasi cenderung mengarahkan perilaku (orang yang
lapar dimotivasi untuk mencari makanan untuk dimakan; orang yang haus,
untuk minum; orang yang kesakitan, untuk melepaskan diri dari stimulus/rangsangan
yang menyakitkan (Atkinson, Atkinson, & Hilgard, 1983).
Sampai
pada abad 17 dan 18, para pakar filsafat masih berkeyakinan bahwa konsepsi
rasionalisme merupakan konsep satu-satunya yang dapat menerangkan
tindakan-tindakan yang dilakukan manusia. Konsep ini menerangkan bahwa manusia
adalah makhluk rasional dan intelek yang menentukan tujuan dan melakukan
tindakannya sendiri secara bebas berdasarkan nalar atau akalnya. Baik-buruknya
tindakan yang dilakukan oleh seseorang sangat tergantung dari tingkat
intelektual orang tersebut. Pada masa-masa berikutnya, muncul pandangan
mekanistik yang beranggapan bahwa tindakan yang dilakukan oleh manusia timbul
dari adanya kekuatan internal dan eksternal, diluar kontrol manusia itu
sendiri. Hobbes (abad ke-17) mengemukakan doktrin hedonisme-nya yang menyatakan
bahwa apapun alasan yang diberikan oleh seseorang atas perilakunya, sebab-sebab
terpendam dari semua perilakunya itu adalah adanya kecenderungan untuk mencari
kesenangan dan menghindari kesusahan.
Teori
Motivasi dapat diartikan sebagai kekuatan (energi) seseorang yang dapat
menimbulkan tingkat persistensi dan entusiasmenya dalam melaksanakan suatu
kegiatan, baik yang bersumber dari dalam diri individu itu sendiri (motivasi
intrinsik) maupun dari luar individu (motivasi ekstrinsik).
Seberapa
kuat motivasi yang dimiliki individu akan banyak menentukan terhadap kualitas
perilaku yang ditampilkannya, baik dalam konteks belajar, bekerja maupun dalam
kehidupan lainnya.. Kajian tentang motivasi telah sejak lama memiliki
daya tarik tersendiri bagi kalangan pendidik, manajer, dan peneliti, terutama
dikaitkan dengan kepentingan upaya pencapaian kinerja (prestasi) seseorang.
Teori-teori Motivasi
Secara garis
besar, teori motivasi dikelompokkan ke dalam tiga kelompok yaitu teori motivasi
dengan pendekatan isi/kepuasan (content theory), teori motivasi dengan
pendekatan proses (process theory) dan teori motivasi dengan pendekatan penguat
(reinforcement theory).Motivasi dapat diartikan sebagai kekuatan (energi)
seseorang yang dapat menimbulkan tingkat persistensi dan entusiasmenya dalam
melaksanakan suatu kegiatan, baik yang bersumber dari dalam diri individu itu
sendiri (motivasi intrinsik) maupun dari luar individu (motivasi ekstrinsik).
Untuk memahami
tentang motivasi, kita akan bertemu dengan beberapa teori tentang motivasi,
antara lain :
·
Teori Hierarki Kebutuhan Maslow
Kebutuhan dapat
didefinisikan sebagai suatu kesenjangan atau pertentangan yang dialami antara
satu kenyataan dengan dorongan yang ada dalam diri. Apabila pegawai
kebutuhannya tidak terpenuhi maka pegawai tersebut akan menunjukkan perilaku
kecewa. Sebaliknya, jika kebutuhannya terpenuhi amak pegawai tersebut akan
memperlihatkan perilaku yang gembira sebagai manifestasi dari rasa puasnya.
Kebutuhan merupakan
fundamen yang mendasari perilaku pegawai. Karena tidak mungkin memahami
perilaku tanpa mengerti kebutuhannya.
Abraham Maslow
(Mangkunegara, 2005) mengemukakan bahwa hierarki kebutuhan manusia adalah
sebagai berikut :
1. Kebutuhan
fisiologis, yaitu kebutuhan untuk makan, minum, perlindungan fisik, bernapas,
seksual. Kebutuhan ini merupakan kebutuhan tingkat terendah atau disebut pula
sebagai kebutuhan yang paling dasar
2. Kebutuhan
rasa aman, yaitu kebutuhan akan perlindungan diri dari ancaman, bahaya,
pertentangan, dan lingkungan hidup
3. Kebutuhan
untuk rasa memiliki (sosial), yaitu kebutuhan untuk diterima oleh kelompok,
berafiliasi, berinteraksi, dan kebutuhan untuk mencintai serta dicintai
4. Kebutuhan
akan harga diri, yaitu kebutuhan untuk dihormati dan dihargai oleh orang lain
5. Kebutuhan
untuk mengaktualisasikan diri, yaitu kebutuhan untuk menggunakan kemampuan,
skill dan potensi. Kebutuhan untuk berpendapat dengan mengemukakan ide-ide,
gagasan dan kritik terhadap sesuatu
·
Teori Keadilan
Keadilan
merupakan daya penggerak yang memotivasi semangat kerja seseorang, jadi
perusahaan harus bertindak adil terhadap setiap karyawannya. Penilaian dan
pengakuan mengenai perilaku karyawan harus dilakukan secara obyektif. Teori ini
melihat perbandingan seseorang dengan orang lain sebagai referensi berdasarkan
input dan juga hasil atau kontribusi masing-masing karyawan (Robbins, 2007).
·
Teori X dan Y
Douglas
McGregor mengemukakan pandangan nyata mengenai manusia. Pandangan pertama pada
dasarnya negative disebut teori X, dan yang kedua pada
dasarnyapositif disebut teori Y (Robbins, 2007).
McGregor menyimpulkan bahwa
pandangan manajer mengenai sifat manusia didasarkan atas beberapa kelompok
asumsi tertentu dan bahwa mereka cenderung membentuk perilaku mereka terhadap
karyawan berdasarkan asumsi-asumsi tersebut.
·
Teori dua Faktor Herzberg
Teori ini dikemukakan oleh Frederick
Herzberg dengan asumsi bahwa hubungan seorang individu dengan pekerjaan adalah
mendasar dan bahwa sikap individu terhadap pekerjaan bias sangat baik
menentukan keberhasilan atau kegagalan. (Robbins, 2007).
Herzberg memandang bahwa kepuasan kerja
berasal dari keberadaan motivator intrinsik dan bawa ketidakpuasan kerja
berasal dari ketidakberadaan faktor-faktor ekstrinsik. Faktor-faktor
ekstrinsik (konteks pekerjaan) meliputi :
1. Upah
2. Kondisi kerja
3. Keamanan
kerja
4. Status
5. Prosedur
perusahaan
6. Mutu
penyeliaan
7. Mutu hubungan
interpersonal antar sesama rekan kerja, atasan, dan bawahan
Keberadaan kondisi-kondisi ini terhadap
kepuasan karyawan tidak selalu memotivasi mereka. Tetapi ketidakberadaannya
menyebabkan ketidakpuasan bagi karyawan, karena mereka perlu mempertahankan
setidaknya suatu tingkat ”tidak ada kepuasan”, kondisi ekstrinsik disebut
ketidakpuasan,atau faktor hygiene. Faktor Intrinsik meliputi :
1. Pencapaian
prestasi
2. Pengakuan
3. Tanggung
Jawab
4. Kemajuan
5. Pekerjaan itu
sendiri
6. Kemungkinan
berkembang.
Tidak adanya kondisi-kondisi ini bukan
berarti membuktikan kondisi sangat tidak puas. Tetapi jika ada, akan membentuk
motivasi yang kuat yang menghasilkan prestasi kerja yang baik. Oleh karena itu,
faktor ekstrinsik tersebut disebut sebagai pemuas atau motivator.
·
Teori
Kebutuhan McClelland
Teori kebutuhan
McClelland dikemukakan oleh David McClelland dan kawan-kawannya. Teori ini
berfokus pada tiga kebutuhan, yaitu (Robbins, 2007) :
a. Kebutuhan
pencapaian (need for achievement) : Dorongan untuk berprestasi dan mengungguli,
mencapai standar-standar, dan berusaha keras untuk berhasil.
b. Kebutuhan
akan kekuatan (need for pewer) : kebutuhan untuk membuat orang lain berperilaku
sedemikian rupa sehingga mereka tidak akan berperilaku sebaliknya.
c. Kebutuhan
hubungan (need for affiliation) : Hasrat untuk hubungan antar pribadi yang
ramah dan akrab.
Apa yang
tercakup dalam teori yang mengaitkan imbalan dengan prestasi seseorang individu
. Menurut model ini, motivasi seorang individu sangat dipengaruhi oleh berbagai
faktor, baik yang bersifat internal maupun eksternal. Termasuk pada faktor
internal adalah :
a. Persepsi
seseorang mengenai diri sendiri
b. Harga diri
c. Harapan
pribadi
d. Kebutuhaan
e. Keinginan
f. Kepuasan
kerja
g. Prestasi
kerja yang dihasilkan.
Sedangkan
faktor eksternal mempengaruhi motivasi seseorang, antara lain ialah :
a. Jenis dan
sifat pekerjaan
b. Kelompok
kerja dimana seseorang bergabung
c. Organisasi
tempat bekerja
d. Situasi lingkungan
pada umumnya
e. Sistem
imbalan yang berlaku dan cara penerapannya.
Teori-teori Isi
Memusatkan
pada penyebab perilaku terjadi dan berhenti yang terpusat pada kebutuhan, motif
yang mendorong, menekan, memacu dan menguatkan karyawan melakukan kegiatan,
juga berhubungan dengan faktor-faktor eksternal yang berupa insentif yang
menyarankan, mendorong, menyebabkan dan mempengaruhi untuk melaksanakan suatu
kegiatan. Penekanannya pada pengertian faktor-faktor internal dan kebutuhan.
Ada tiga macam teori yang dipakai dalam teori isi, antara lain :
1.
Hirarki kebutuhan
Maslow
Menekankan pada kebutuhan manusia yang tersusun dalam
bentuk hirarki kebutuhan dari yang terendah sampai yang tertinggi serta
kebutuhan yang telah terpuaskan berhenti menjadi motivator utama dari perilaku.
Ada lima jenjang kebutuhan dalam hirarki kebutuhan Maslow, yaitu :
o Kebutuhan aktualisasi diri dan pemenuhan diri (self-actualization needs)
o Kebutuhan harga diri (esteem needs)
o Kebutuhan sosial (social needs)
o Kebutuhan keamanan dan rasa aman (safety and security needs)
o Kebutuhan fisiologis (phisiological needs)
o Kebutuhan aktualisasi diri dan pemenuhan diri (self-actualization needs)
o Kebutuhan harga diri (esteem needs)
o Kebutuhan sosial (social needs)
o Kebutuhan keamanan dan rasa aman (safety and security needs)
o Kebutuhan fisiologis (phisiological needs)
2.
Teori motivasi
pemeliharaan Herzberg / teori motivasi higienis
Umumnya karyawan baru memusatkan perhatiannya pada
pemuasan tingkat kebutuhan lebih rendah dalam pekerjaan pertama mereka,
terutama rasa aman, bila telah terpuaskan akan memenuhi tingkat yang lebih
tinggi, seperti kebutuhan inisiatif, kreatifitas dan tanggung jawab.
Ada dua kelompok faktor yang mempengaruhi kerja seseorang dalam organisasi, yaitu kepuasan kerja (job satisfaction) yang mempunyai pengaruh pendorong prestasi dan semangat kerja serta ketidak puasan kerja (job dissatisfaction) yang pengaruhnya negatif. Disini dibedakan antara motivator dan faktor-faktor pemeliharaan (higienic factors = dissatisfiers). Motivator mempunyai pengaruh meningkatkan prestasi atau kepuasan kerja, sedang faktor pemeliharaan mencegah merosotnya semangat kerja. Faktor-faktor dalam teori motivasi pemeliharaan meliputi :
o Pekerjaan yang kreatif dan menantang
o Prestasi
o Penghargaan
o Tanggungjawab
o Kemungkinan meningkat
o Kemajuan
Ada dua kelompok faktor yang mempengaruhi kerja seseorang dalam organisasi, yaitu kepuasan kerja (job satisfaction) yang mempunyai pengaruh pendorong prestasi dan semangat kerja serta ketidak puasan kerja (job dissatisfaction) yang pengaruhnya negatif. Disini dibedakan antara motivator dan faktor-faktor pemeliharaan (higienic factors = dissatisfiers). Motivator mempunyai pengaruh meningkatkan prestasi atau kepuasan kerja, sedang faktor pemeliharaan mencegah merosotnya semangat kerja. Faktor-faktor dalam teori motivasi pemeliharaan meliputi :
o Pekerjaan yang kreatif dan menantang
o Prestasi
o Penghargaan
o Tanggungjawab
o Kemungkinan meningkat
o Kemajuan
3.
Teori
Prestasi
Ada korelasi positif antar kebutuhan berprestasi
dengan prestasi dan sukses pelaksanaan. McClelland mengemukakan bahwa usahawan,
ilmuwan dan profesional mempunyai tingkat motivasi prestasi diatas rata-rata.
Orang yang berorientasi prestasi mempunyai karakteristik-karakteristik tertentu
yang dapat dikembangkan, yaitu :
o Menyukai pengambilan resiko yang layak sebagai fungsi keterampilan, menyukai tantangan dan menginginkan tanggung jawab pribadi untuk hasil yang dicapai.
o Punya kecenderungan untuk menetapkan tujuan-tujuan prestasi yang layak dan menghadapi resiko yang sudah diperhitungkan.
o Mempunyai kebutuhan yang kuat akan umpan balik tentang apa yang telah dikerjakan.
o Punya keterampilan dalam perencanaan jangka panjang dan memiliki kemampuan organisasional.
o Menyukai pengambilan resiko yang layak sebagai fungsi keterampilan, menyukai tantangan dan menginginkan tanggung jawab pribadi untuk hasil yang dicapai.
o Punya kecenderungan untuk menetapkan tujuan-tujuan prestasi yang layak dan menghadapi resiko yang sudah diperhitungkan.
o Mempunyai kebutuhan yang kuat akan umpan balik tentang apa yang telah dikerjakan.
o Punya keterampilan dalam perencanaan jangka panjang dan memiliki kemampuan organisasional.
2. Teori-teori
Proses
Teori-teori
proses berkenaan dengan bagaimana perilaku timbul dan dijalankan. Teori-teori
proses yang akan dibahas 1) teori pengharapan, 2) pembentukan perilaku, 3)
teori Porter –Lawler, dan 4) teori keadilan.
1) Teori Pengharapan
Konsep
ini berhubungan dengan motivasi, dimana individu diperkirakan akan menjadi
pelaksana dengan prestasi tinggi bila mereka melihat 1) suatu kemungkinan
(probabilitas) tinggi bahwa usaha-usaha mereka akan mengarah ke prestasi
tinggi, 2) suatu probabilitas tinggi bahwa prestasi tinggi akan mengarah ke
hasil-hasil yang menguntungkan, dan 3) bahwa hasil-hasil tersebut akan menjadi,
pada keadaan keseimbangan, penarik efektif bagi mereka.
Teoeri
pengharapan menyatakan bahwa perilaku kerja karyawan dapat dijelaskan dengan
kenyataan : para karyawan menentukan terlebih dahulu apa perilaku mereka yang
dapat dijalankan dan nilai yang diperkirakan sebagai hasil-hasil alternative
dari perilakunya.
Menurut
Victor Vroom, dikenal dengan teori nilai – pengharapan Vroom, orang dimotivasi
untuk bekerja bila mereka (1) mengharapkan usaha-usaha yang ditingkatkan akan
mengarahkan ke balas jasa tertentu, dan (2) menilai balas jasa sebagai hasil
dari usaha-usaha mereka.
2) Pembentukan
Perilaku
B.F.
Skinner mengemukakan pendekatan lain terhadap motivasi yang mempengaruhi dan
merubah perilaku kerja yaitu teori pembentukan perilaku (operant conditioning)
atau sering disebut dengan istilah-istilah lain seperti behavior
modification, positive deforecement, dan Skinnerian conditioning. Pendekatan
ini didasarkan terutama atas hokum pengaruh (law of effect), yang menyatakan
bahwa perilaku yang diikuti dengan konsekuensi-konsekuensi pemuasan cenderung
diulang, sedangkan perilaku yang diikuti konsekuensi-konsekuensi hukuman
cenderung tidak diulang.
Jadi,
perilaku (tanggapan) individu terhadap suatu situasi atau kejadian (stimulus)
adalah penyebab konsekuensi tertentu.
Ada empat
teknik yang dapat digunakan manajer utnuk mengubah perilaku bawahan :
1. Penguatan positif, bisa penguat primer
seperti minuman atau makanan yang memuaskan kebutuha-kebutuhan biologis,
ataupun penguat sekunder seperti penghargaan berwujud hadiah, promosi dan uang.
2. Penguatan negatif, dimana individu akan
mempelajari perilaku yang membawa konsekuensi tidak menyenangkan dan kemudian
menghindari perilaku tersebut di masa mendatang (avoidance learning).
3.
Pemadaman, dilakukan dengan peniadaaan penguatan.
4. Hukuman, melalui mana manajer mencoba untuk
mengubah perilaku bawahan yang tidak tepat dengan pemberian konsekuensi-konsekuensi
negatif.
W.
Clay hammer telah mengidentifikasikan 6 (enam) pedoman penggunaan teknik-teknik
pembentukan perilaku, atau disebut teori belajar (learning theory), yaitu :
1.
Jangan memberikan penghargaan yang sama kepada semua orang.
2.
Perhatikan bahwa kegagalan utnuk member tanggapan dapat juga mengubah perilaku.
3.
Beritahu karyawan tentang apa yang harus dilakukan untuk mendapatkan
penghargaan.
4.
Beritahu karyawan tentang apa yang dilakukan secara salah.
5.
Jangan member hukuman di depan karyawan lain.
6.
Bertindak adil.
3) Teori Porter – Lawler
Model
Porter – Lawler adalah teori pengharapan dari motivasi dengan versi orientasi
mendatang, dan juga menekankan antisipasi tanggapan-tanggapan atau hasil-hasil.
Para manajer tergantung terutama pada pengharapan di masa yang
akan dating, dan bukan pengalaman masa lalu.
Model
pengharapan ini menyajikan sejumlah implikasi bagi manajer tentang seharusnya
memotivasi bawahan dan juga implikasi bagi organisasi. Seperti yang diutarakan
oleh Nadler dan Lawler, implikasi-implikasi model tertentu bagi manajer
mencakup :
1.
Pemberian penghargaan yang sesuai dengan kebutuhan bawahan.
2.
Penentuan prestasi yang diinginkan.
3.
Pembuatan tingkat prestasi yang dapat dicapai.
4.
Penghubungan penghargaan dengan prestasi.
5.
Penganalisaan faktor-faktor apa yang bersifat berlawanan dengan efektifitas
penghargaan.
6.
Penentuan penghargaan yang mencukupi atau memadai.
Sedangkan
implikasi-implikasi bagi organisasi adalah meliputi :
1.
Sistem penghargaan organisasi harus dirancang untuk memotivasi perilaku yang
beringinkan.
2.
Pekerjaan itu sendiri dapat dibuat sebagai pemberian penghargaan secara
intrinsic.
3.
Atasan langsung mempunyai peranan penting dalam proses memotivasi.
4) Teori Keadilan
Teori
lain tentang motivasi sebagai hasil dari berbagai penelitian adalah teori
keadilan dan ketidak-adilan. Teori ini mengemukakan bahwa orang akan selalu
cenderung membandingkan antara 1) masukan-masukan yang mereka berikan pada
pekerjaannya dalam bentuk pendidikan, pengalaman, latihan dan usaha, dengan 2)
hasil-hasil (penghargaan-penghargaan) yang mereka terima, seperti juga mereka
membandingkan balas jasa yang diterima karyawan lain dengan yang diterima
dirinya untuk pekerjaan yang sama.
Faktor
kunci bagi manajer dalah mengetahui apakah ketidak adilan dirasakan, dan bukan
apakah ketidak-adilan secara nyata ada.
3. Komunikasi
Pengertian Komunikasi
Komunikasi adalah
suatu proses penyampaian informasi (pesan, ide, gagasan) dari satu
pihak kepada pihak lain. Pada umumnya, komunikasi dilakukan secara lisan atau
verbal yang dapat dimengerti oleh kedua belah pihak. apabila tidak ada bahasa
verbal yang dapat dimengerti oleh keduanya, komunikasi masih dapat dilakukan
dengan menggunakan gerak-gerik badan, menunjukkan sikap tertentu, misalnya
tersenyum, menggelengkan kepala, mengangkat bahu. Cara seperti ini disebut
komunikasi nonverbal.
Proses Komunikasi
Proses komunikasi adalah bagaimana komunikator menyampaikan pesan kepada komunikannya, sehingga dapat menciptakan suatu
persamaan makna antara komunikan dengan komunikatornya. Proses komunikasi ini bertujuan untuk menciptakan komunikasi yang efektif (sesuai dengan tujuan komunikasi pada umumnya). Proses komunikasi, banyak melalui perkembangan.
Proses komunikasi dapat terjadi apabila ada interaksi antar manusia dan ada penyampaian pesanuntuk mewujudkan motif komunikasi.
Tahapan proses komunikasi adalah sebagai berikut :
·
Penyandian.
·
Pengiriman.
·
Perjalanan.
·
Penerimaan.
Saluran Komunikasi dalam Organisasi
·
Komunikasi Vertikal
Komunikasi vertikal terdiri atas komunikasi
ke atas dan ke bawah sesuai rantai perintah. Komunikasi ke bawah
( downward communication ) dimulai dari manajemen puncak kemudian
mengalir ke bawah melalui tingkatan-tingkatan manajemen sampai ke karyawan lini
dan personalia paling bawah.
Maksud utama komunikasi ke bawah adalah untuk
memberi pengarahan, informasi, instruksi, nasehat/saran dan penilaian kepada
bawahan serta memberikan informasi kepada para anggota organisasi tentang
tujuan dan kebijaksanaan organisasi.Fungsi utama komunikasi ke atas
(upward communication ) adalah untuk mensuplai informasi kepada tingkatan
manajemen atas tentang apa yang terjadi pada tingkatan bawah.
·
Komunikasi Lateral
atau Horizontal
Komunikasi lateral atau horizontal meliputi
hal-hal berikut ini :
1. Komunikasi di
antara para anggota dalam kelompok kerja yang sama.
2. Komunikasi yang
terjadi antara dan di antara departemen- departemen pada tingkatan organisasi
yang sama.
Bentuk komunikasi ini pada dasarnya bersifat
koordinatif, dan merupakan hasil dari konsep spesialisasi organisasi. Sehingga
komunikasi ini dirancang guna mempermudah koordinasi dan penanganan masalah.
Komunikasi lateral, selain membantu koordinasi kegiatan-kegiatan lateral, juga
menghindarkan prosedur pemecahan masalah yang lambat.
·
Komunikasi Diagonal
Komunikasi diagonal merupakan komunikasi yang
memotong secara menyilang diagonal rantai perintah organisasi. Hal ini sering
terjadi sebagai hasil hubungan – hubungan departemen lini dan staf.
Peranan Komunikasi Informal
Komunikasi
informal adalah komunikasi antara orang yang ada dalam suatu organisasi , akan
tetapi tidak direncanakan atau tidak ditentukan dalam struktur organisasi.
Fungsi komunikasi informal adalah untuk memelihara hubungan sosial persahabatan
kelompok informal, penyebaran informasi yang bersifat pribadi
dan privat seperti isu, gossip, atau rumor. Tentang komunikasi
informal sebaiknya tidak dilakukan berdasarkan informasi yang masih belum jelas
dan tidak akurat, carilah sumber informasi yang dapat dipercaya, selalu gunakan
akal sehat dan bertindak berdasarkan pikiran yang positif. Informasi dalam
komunikasi informal biasanya timbul melalui rantai kerumunan di mana seseorang
menerima informasi dan diteruskan kepada seseorang atau lebih dan seterusnya
sehingga informasi tersebut tersebar ke berbagai kalangan. Implikasinya adalah
kebenaran informasi tersebut menjadi tidak jelas atau kabur. Meski demikian
komunikasi informal akan untuk memenuhi kebutuhan sosial, mempengaruhi orang
lain, dan mengatasi kelambatan komunikasi formal yang biasanya cenderung kaku
dan harus melalui berbagai jalur terlebih dahulu.
Dalam
suatu organisasi baik yang berorientasi komersial maupun sosial, tindak
komunikasi dalam organisasi atau lembaga tersebut akan melibatkan empat fungsi,
yaitu:
1.
Fungsi
informatif
Organisasi
dapat dipandang sebagai suatu sistem pemrosesan informasi
(information-processing system). Maksudnya, seluruh anggota dalam suatu
organisasi berharap dapat memperoleh informasi yang lebih banyak, lebih baik
dan tepat waktu.
Informasi
yang didapat memungkinkan setiap anggota organisasi dapat melaksanakan
pekerjaannya secara lebih pasti informasi pada dasarnya dibutuhkan oleh semua
orang yang mempunyai perbedaan kedudukan dalam suatu organisasi. Orang-orang
dalam tataran manajemen membutuhkan informasi untuk membuat suatu kebijakan
organisasi ataupun guna mengatasi konflik yang terjadi di dalam organisasi.
Sedangkan karyawan (bawahan) membutuhkan informasi tentang jaminan keamanan,
jaminan sosial dan kesehatan, izin cuti dan sebagainya.
2. Fungsi Regulatif
Fungsi
regulatif ini berkaitan dengan peraturan-peraturan yang berlaku dalam suatu
organisasi. Pada semua lembaga atau organisasi, ada dua hal yang berpengaruh
terhadap fungsi regulatif ini, yaitu: atasan atau orang-orang yang berada
dalam tataran manajemen yaitu mereka yang memiliki kewenangan untuk mengendalikan
semua informasi yang disampaikan. Disamping itu mereka juga mempunyai
kewenangan untuk memberikan instruksi atau perintah, sehingga dalam struktur
organisasi kemungkinan mereka ditempatkan pada lapis atas (position of
authority) supaya perintah-perintahnya dilaksanakan sebagaimana semestinya.
Namun demikian, sikap bawahan untuk menjalankan perintah banyak bergantung
pada: keabsahan pimpinan dalam penyampaikan perintah kekuatan pimpinan
dalam memberi sanksi kepercayaan bawahan terhadap atasan sebagai seorang
pemimpin sekaligus sebagai pribadi tingkat kredibilitas pesan yang diterima
bawahan. berkaitan dengan pesan atau message. Pesan-pesan regulatif pada
dasarnya berorientasi pada kerja. Artinya, bawahan membutuhkan kepastian
peraturan-peraturan tentang pekerjaan yang boleh dan tidak boleh untuk
dilaksanakan.
3.
Fungsi
Persuasif
Dalam
mengatur suatu organisasi, kekuasaan dan kewenangan tidak akan selalu membawa
hasil sesuai dengan yang diharapkan. Adanya kenyataan ini, maka banyak pimpinan
yang lebih suka untuk mempersuasi bawahannya daripada memberi perintah. Sebab
pekerjaan yang dilakukan secara sukarela oleh karyawan akan menghasilkan
kepedulian yang lebih besar dibanding kalau pimpinan sering memperlihatkan
kekuasaan dan kewenangannya.
4. Fungsi Integratif
Setiap
organisasi berusaha menyediakan saluran yang memungkinkan karyawan dapat
dilaksanakan tugas dan pekerjaan dengan baik. Ada dua saluran komunikasi formal
seperti penerbitan khusus dalam organisasi tersebut (newsletter, buletin) dan
laporan kemajuan oraganisasi; juga saluran komunikasi informal seperti
perbincangan antarpribadi selama masa istirahat kerja, pertandingan olahraga
ataupun kegiatan darmawisata. Pelaksanaan aktivitas ini akan menumbuhkan
keinginan untuk berpartisipasi yang lebih besar dalam diri karyawan terhadap
organisasi.
Hambatan-hambatan Komunikasi Efektif
Berikut ini beberapa hambatan dalam
berkomunikasi secara efektif.
·
Filtering,
yaitu pengirim pesan memanipulasi informasi sehingga informasi tersebut
seakan-akan terlihat menguntungkan.
·
Selective perception,
yaitu penerima pesan dalam proses komunikasi secara selektif melihat dan
mendengar pesan tersebut berdasarkan kebutuhan, motivasi, pengalaman, dan
berbagai karakteristik pribadinya.
·
Information
overload, yaitu informasi yang kita terima melebihi kapasitas kita dalam
memproses/mengolah informasi tersebut.
·
Emotions,
yaitu interpretasi yang berbeda terhadap informasi saat kita sedang sedih
dengan saat kita merasa senang.
·
Language
atau bahasa, yaitu ketidakpahaman terhadap bahasa atau istilah-istilah tertentu
antara satu orang dengan yang lain.
·
Silence,
yaitu tidak adanya komunikasi
·
Communcation
apprehention, yaitu ketakutan/kecemasan seseorang untuk berkomunikasi
·
Lying,
atau berbohong.
4. Peningkatan
Efektivitas Komunikasi
Manusia
di dalam kehidupannya harus berkomunikasi, artinya memerlukan orang lain dan
membutuhkan kelompok atau masyarakat untuk saling berinteraksi. Hal
ini merupakan suatu hakekat bahwa sebagian besar pribadi manusia terbentuk dari
hasil integrasi sosial dengan sesamanya. Dalam kehidupannya manusia sering
dipertemukan satu sama lainnya dalam suatu wadah baik formal maupun informal.
Organisasi adalah sebuah sistem sosial yang kompleksitasnya jelas terlihat
melalui jenis, peringkat, bentuk dan jumlah interaksi yang berlaku.
Proses
dalam organisasi adalah salah satu faktor penentu dalam mencapai
organisasi yang efektif. Salah satu proses yang akan selalu terjadi dalam
organisasi adalah proses komunikasi. Melalui organisasi terjadi pertukaran
informasi, gagasan, dan pengalaman. Mengingat perannya yang penting dalam
menunjang kelancaran berorganisasi, maka perhatian yang cukup perlu dicurahkan
untuk mengelola komunikasi dalam organisasi. Proses komunikasi yang begitu
dinamik dapat menimbulkan berbagai masalah yang mempengaruhi pencapaian sebuah
organisasi terutama dengan timbulnya salah faham dan konflik.
Komunikasi
memelihara motivasi dengan memberikan penjelasan kepada para pegawai tentang
apa yang harus dilakukan, seberapa baik mereka mengerjakannya dan apa yang
dapat dilakukan untuk meningkatkan kinerja jika sedang berada di bawah standar.
Aktivitas
komunikasi di perkantoran senantiasa disertai dengan tujuan yang ingin dicapai.
Budaya komunikasi dalam konteks komunikasi organisasi harus dilihat dari berbagai
sisi. Sisi pertama adalah komunikasi antara atasan kepada bawahan.
Sisi kedua antara pegawai yang satu dengan pegawai yang lain. Sisi ketiga
adalah antara pegawai kepada atasan. Masing-masing komunikasi tersebut
mempunyai polanya masing-masing.
Di
antara kedua belah pihak harus ada two-way-communications atau
komunikasi dua arah atau komunikasi timbal balik, untuk itu diperlukan adanya
kerja sama yang diharapkan untuk mencapai cita-cita, baik cita-cita pribadi,
maupun kelompok, untuk mencapai tujuan suatu organisasi.
Komunikasi
merupakan sarana untuk mengadakan koordinasi antara berbagai subsistem dalam
perkantoran. MenurutKohler ada dua model komunikasi dalam rangka meningkatkan
kinerja dan mencapai tujuan perkantoran ini. Pertama, komunikasi koordinatif,
yaitu proses komunikasi yang berfungsi untuk menyatukan bagian-bagian
(subsistem) perkantoran. Kedua, komunikasi interaktif, ialah proses pertukaran
informasi yang berjalan secara berkesinambungan, pertukaran pendapat dan sikap
yang dipakai sebagai dasar penyesuaian di antara sub-sub sistem dalam
perkantoran, maupun antara perkantoran dengan mitra kerja. Frekuensi dan
intensitas komunikasi yang dilakukan juga turut mempengaruhi hasil dari suatu
proses komunikasi tersebut.
Komentar :
Motivasi
merupakan sebuah dorongan atau kata-kata yang mendorong seseorang untuk lebih
bersemangat dalam melakukan suatu hal. Jika seseorang memiliki suatu tujuan
tertentu pasti memiliki motivasi yang sangat kuat agar keinginannya tersebut
dapat tercapai. Jadi, motivasi itu sangat penting dalam diri seseorang karna
agar semangat dalam menggapai tujuan yang di inginkan.
Sumber:
http://mukhliscaniago.wordpress.com/2011/03/12/upaya-meningkatkan-efektivitas-komunikasi-organisasi/
Tidak ada komentar:
Posting Komentar