Pengorganisasian

Tugas 3 – Pengorganisasian

1.   Pengorganisasian

v  Pengertian Pengorganisasian

Pengorganisasian (organizing) berasal dari kata organismyang berarti suatu susunan yang terdiri dari bagian-bagian yang dipadukan secatra sistemik dan saling mengikat, saling tergantung dan secara total diarahkan ke tujuan tertentu.

Fungsi dari suatu pengorganisasian adalah mengelola semua kegiatan dan merancang rencana kegiatan menjadi suatu susunan tugas dan wewenang sesuai dengan tujuan yang diharapkan. Dalam beberapa hal, fungsi pengorganisasian antara lain :

(1) Merancang dan menetapkan tanggung jawab serta wewenang tiap-tiap pekerjaan perorangan

(2)  Menentukan pengelompokan pekerjaan ke dalam tiap-tiap bagian yang spesifik.

v  Teori-teori Organisasi

Teori organisasi adalah suatu konsepsi, pandangan, tinjauan, ajaran, pendapat atau pendekatan tentang pemecahan masalah organisasi sehingga dapat lebih berhasil bahkan pada gilirannya organisasi dapat mencapai sasaran yang ditetapkan, adapun yang dimaksud masalah itu sendiri adalah segala sesuatu yang memerlukan pemecahan dan pengambilan keputusan.

Ada 9 macam teori organisasi yaitu teori organisasi klasik, teori organisasi birokrasi, teori organisasi human relations, teori organisasi perilaku, teori proses, teori organisasi kepemimpinan, teori organisasi fungsi, teori organisasi pembuatan keputusan dan teori organisasi kontingensi.

1. Teori Organisasi Klasik. Teori organisasi klasik disebut juga teori organisasi tradisional, teori organisasi spesialisasi, atau teori struktural. Ada 10 macam prinsip organisasi diantaranya : (1) prinsip penetapan tujuan yang jelas; (2) prinsip kesatuan perintah; (3) prinsip keseimbangan; (4) prinsip pendistribusian pekerjaan; (5) prinsip rentangan pengawasan; (6) prinsip pelimpahan wawasan; (7) prinsip departementasi; (8) prinsip penetapan pegawai yang tepat; (9) prinsip koordinasi dan (10) prinsip pemberian balas jasa yang memuaskan.

2. Teori Birokrasi. Pada dasamya teori organisasi birokrasi menyatakan bahwa untuk mencapai tujuan, organisasi harus menjalankan strategi sebagai berikut: a. Pembagian dan penugasan pekerjaan secara khusus, b. Prinsip hierarki atau bawahan hanya bertanggung jawab kepada atasannya langsung, c. Promosi didasarkan pada masa kerja dan prestasi kerja, dan dilindungi dari pemberhentian sewenang-wenang dan yang demikian disebut prinsip loyalitas.
d. Setiap pekerjaan dilaksanakan secara tidak memandang bulu, tidak membeda-bedakkan status sosial, tidak pilih kasih. Strategi ini dinamakan prinsip impersonal, e. Tiap-tiap tugas dan pekerjaan dalam organisasi dilaksanakan menurut suatu sistem tertentu berdasarkan kepada dataperaturan yang abstrak. Strategi ini dinamakan prinsip uniformitas

3. Teori Human Relations. Teori ini disebut juga teori hubungan kemanusiaan, teori hubungan antara manusia, teori hubungan kerja kemanusiaaan atau thehuman relations theory. Suatu hubungan dikatakan hubungan kemanusiaan apabila hubungan tersebut dapat memberikan kesadaran dan pengertian sehingga pihak lain merasa puas. Pengertian tersebut dapat dibedakan menjadi dua macam, yaitu hubungan manusia secara luas dan secara sempit. Dalam arti luas hubungan kemanusiaan adalah hubungan antara hubungan seseorang dengan orang lain yang terjadi dalam suatu situasi dan dalam semua bidang kegiatan atau kehidupan untuk mendapatkan suatu kepuasan hati.

4. Teori Organisasi perilaku. Teori ini disebut merupakan suatu teori yang memandang organisasi dari segi perilaku anggota organisasi. Teori ini berpendapat bahwa baik atau tidaknya, berhasil tidaknya organisasi mencapai sasaran yang telah ditetapkan berasal dari para anggotanya.

5. Teori Organisasi Proses. Suatu teori yang memandang organisasi sebagai proses kerjasama antara kelompok orang yang tergabung dalam suatu kelompok formal. Teori ini memandang organisasi dalam arti dinamis, selalu bergerak dan didalamnya terdapat pembagian tugas dan prinsip-prinsip yang bersifat umum (Universal).

6. Teori Organisasi Kepemimpinan. Teori ini beranggapan bahwa berhasil tidaknya organisasi mencapai tujuan tergantung sampai seberapa jauh seorang pemimpin mampu mempengaruhi para bawahan sehingga mereka mampu bekerja dengan semangat yang tinggi dan tujuan organisasi dapat dicapai secara efisien dan efektif.

7. Teori Organisasi Fungsi. Fungsi adalah sekelompok tugas atau kegiatan yang harus dijalankan oleh seseorang yang mempunyai kedudukan sebagai pemimpin atau manager guna mencapai tujuan organisasi. Sekelompok kegiatan yang menjadi fungsi seorang pemimpin atau manager terdiri dari kegiatan menyusun perencanaan (Planning), pengorganisasian (Organizing), pemberian motifasi atau bimbingan (Motivating), pengawasan (Controlling), dan pengambilan keputusan (Decision making).

8. Teori Pengambilan Keputusan. Teori ini berlandaskan pada adanya berbagai keputusan yang dibuat oleh para pejabat disetiap tingkatan, baik keputusan di tingkat puncak yang memuat ketentuan pokok atau kebijaksanaan umum, keputusan di tingkat menengah yang memuat program-progam untuk melaksanakan keputusan adminitratif, maupun keputusan di tingkat bawah.

9. Teori Kontingensi (Teori Kepentingan). Teori ini berlandaskan pada pemikiran bahwa pengelolaan organisasi dapat berjalan dengan baik dan lancar apabila pemimpin organisasi mampu memperhatikan dan memecahkan situasi tertentu yang sedang dihadapi dan setiap situasi harus dianalisis sendiri.

Dari semua teori ini, tidak satu teori pun yang dianggap paling lengkap atau paling sempurna, teori-teori itu satu sama lain saling mengisi dan saling melengkapi. Teori dianggap baik dan tepat apabila mampu memperhatikan dan menyesuaikan dengan lingkungan dan mampu memperhitungkan situasi-situasi tertentu.

2.  Struktur Organisasi

v  Pembagian kerja

Pembagian kerja harus disesuaikan dengan kemampuan dan keahlian sehingga pelaksanaan kerja berjalan efektif. Oleh karena itu, dalam penempatan karyawan harus menggunakan prinsip the right man in the right place. Pembagian kerja harusrasional/objektif, bukan emosional subyektif yang didasarkan atas dasar like and dislike.

Dengan adanya prinsip orang yang tepat ditempat yang tepat (the right man in the right place) akan memberikan jaminan terhadap kestabilan, kelancaran dan efesiensi kerja. Pembagian kerja yang baik merupakan kunci bagi penyelengaraan kerja. kecerobohan dalam pembagian kerja akan berpengaruh kurang baik dan mungkin menimbulkan kegagalan dalam penyelenggaraan pekerjaan, oleh karena itu, seorang manajer yang berpengalaman akan menempatkan pembagian kerja sebagai prinsip utama yang akan menjadi titik tolak bagi prinsip-prinsip lainnya.

Tujuan suatu organisasi  adalah untuk mencapai tujuan  dimana individu-individu   tidak dapat mencapai sendiri.  Kelompok dua atau lebih  orang yang bekerja bersama   secara koopeatif  dan dikoordinasikan  dapat mencapai hasil  lebih  daripada dilakukan  perseorangan. Konsep ini  disebut SYNERGY. Tiang dasar pengorganisasian  adalah prinsip pembagian   kerja (divisi of labor) yang memungkinkan Synergi terjadi.

Sebagai contoh, pembagian  kerja dalam team  sepak bola : diamana ada  manajer tim, kepala  pelatih, asisten pelatih,  dokter tim,  penjaga gawang, dan pemain lainnya. Pembagian kerja ini  efektif  karena bila  hanya komponen  kecil dari pekerjaan  yang dilaksanakan kualifikasi personalia  yang rendah digunakan dan latihan  jabatan lebih mudah.  Gerakan-gerakan dan perpindahan yang percuma dari komponen pekerja yang besar diminimumkan. Lebih dari itu pembagian pekerjaan mengarahkan penanaman  pada peralatan dan  mesin-mesin  yang efisien untuk meningkatkan produktivitas.

Namun demikian,  beberapa penulis  telah  menunjukan adanya  konsekuensi-konsekuensi pada perilaku karyawan sehubungan dengan pembagian kerja bila hal ini dilaksanakan secara ekstrim ini akan menimbulkan kebosanan keletihan, monoton dan kehilangan motivasi yang dapat menghasilkan  ketidak efisienan dan bukan efisiensi.

v  Bentuk-bentuk organisasi

a.   ORGANISASI LINI (LINE ORGANIZATION)

Diciptakan oleh Henry Fayol, Organisasi lini adalah suatu bentuk organisasi yang menghubungkan langsung secara vertikal antara atasan dengan bawahan, sejak dari pimpinan tertinggi sampai dengan jabatan-jabatan yang terendah, antara eselon satu dengan eselon yang lain masing-masing dihubungkan dengan garis wewenang atau komando. Organisasi ini sering disebut dengan organisasi militer. Organisasi Lini hanya tepat dipakai dalam organisasi kecil. Contohnya : Perbengkelan, Kedai Nasi, Warteg, Rukun tetangga.

Ciri-ciri :

-       Hubungan antara atasan dan bawahan masih bersifat langsung dengan satu garis wewenang

-       Jumlah karyawan sedikit

-       Pemilik modal merupakan pemimpin tertinggi

-       Belum terdapat spesialisasi

-       Masing-masing kepala unit mempunyai wewenang & tanggung jawab penuh atas segala bidang pekerjaan

-       Struktur organisasi sederhana dan stabil

-       Organisasi tipe garis biasanya organisasi kecil

-       Disiplin mudah dipelihara (dipertahankan)

Keuntungan-keuntungan penggunaan organisasi tipe garis adalah :

-       Ada kesatuan komando yang terjamin dengan baik

-       Disiplin pegawai tinggi dan mudah dipelihara (dipertahankan)

-       Koordinasi lebih mudah dilaksanakan

-       Proses pengambilan keputusan dan instruksi-instruksi dapat berjalan cepat

-       Garis kepemimpinan tegas, tidak simpang siur, karena pimpinan langsung berhubungan dengan bawahannya sehingga semua perintah dapat dimengerti dan dilaksanakan

-       Rasa solidaritas pegawai biasanya tinggi

-       Pengendalian mudah dilaksanakan dengan cepat

-       Tersedianya kesempatan baik untuk latihan bagi pengembangan bakat-bakat pimpinan.

-       Adanya penghematan biaya

-       Pengawasan berjalan efektif

Kelemahan-kelemahan organisasi garis adalah :

-       Tujuan dan keinginan pribadi pimpinan seringkali sulit dibedakan dengan tujuan organisasi

-       Pembebanan yang berat dari pejabat pimpinan , karena dipegang sendiri

-       Adanya kecenderungan pimpinan bertindak secara otoriter/diktaktor, cenderung bersikap kaku (tidak fleksibel).

-       Kesempatan pegawai untuk berkembang agak terbatas karena sukar untuk mengabil inisiatif sendiri

-       Organisasi terlalu tergantung kepada satu orang, yaitu pimpinan

-       Kurang tersedianya saf ahli

b.   ORGANISASI LINI DAN STAF (LINE AND STAFF ORG)

 Merupakan kombinasi dari organisasi lini, asaz komando dipertahankan tetapi dalam kelancaran tugas pemimpin dibantu oleh para staff, dimana staff berperan memberi masukan, bantuan pikiran saran-saran, data informasi yang dibutuhkan

Ciri-ciri :

-       Hubungan atasan dan bawahan tidak bersifat langsung

-       Pucuk pimpinan hanya satu orang dibantu staff

-       Terdapat 2 kelompok wewenang yaitu lini dan staff

-       Jumlah karyawan banyak

-       Organisasi besar, bersifat komplek

-       Adanya spesialisasi

Keuntungan penggunaan bentuk organisasi garis dan staf adalah :

-       Asas kesatuan komando tetap ada. Pimpinan tetap dalam satu tangan.

-       Adanya tugas yang jelas antara pimpian staf dan pelaksana

-       Tipe organisasi garis dan staf fleksibel (luwes) karena dapat ditempatkan pada organisasi besar maupun kecil.

-       Pengembalian keputusan relatif mudah, karena mendapat bantuan/sumbangn pemikiran dari staf.

-       Koordinasi mudah dilakukan, karena ada pembagian tugas yang jelas.

-       Disiplin dan moral pegawai biasanya tinggi, karena tugas sesuai dengan spesialisasinya

-       Bakat pegawai dapat berkembang sesuai dengan spesialisasinya.

-       Diperoleh manfaat yang besar bagi para ahli

Kelemahan-kelemahan dari bentuk organisasi garis dan staf adalah :

-       Kelompok pelaksana terkadang bingung untuk membedakan perintah dan bantuan nasihat

-       Solidaritas pegawai kurang, karena adanya pegawai yang tidak saling mengenal

-       Sering terjadi persaingan tidak sehat, karena masing-masing menganggap tugas yang dilaksanakannyalah yang penting

-       Pimpinan lini mengabaikan advis staf

-       Apabila tugas dan tanggung jawab dalam berbagai kerja antara pelajat garis dan staf tidak tegas, maka akan menimbulkan kekacauan dalam menjalankan wewenang

-       Penggunaan staf ahli bisa menambah pembebanan biaya yang besar

-       Kemungkinan pimpinan staf melampaui kewenangan stafnya sehingga menimbulkan ketidaksenangan pegawai lini

-         Kemungkinan akan terdapat perbedaan interpretasi antara orang lini dan staf dalam kebijakan dan tugas-tugas yang diberikan sehingga menimbulkan permasalahan menjadi kompleks.

c. ORGANISASI FUNGSIONAL (FUNCTIONAL ORG)

Diciptakan oleh Frederick W. Taylor, Organisasi ini disusun berdasarkan sifat dan macam pekerjaan yang harus dilakukan, masalah pembagian kerja merupakan masalah yang menjadi perhatian yang sungguh-sungguh.

Ciri-ciri :

-       Pembidangan tugas secara tegas dan jelas dapat dibedakan

-       Bawahan akan menerima perintah dari beberapa atasan

-       Pekerjaan lebih banyak bersifat teknis

-       Target-target jelas dan pasti

-       Pengawasan ketat

-       Penempatan jabatan berdasarkan spesialisas

Keuntungan-keuntungan menggunakan organisasdi fungsional adalah :

-       Spesialisasi dapat dilakukan secara optimal

-       Para pegawai bekerja sesuai ketrampilannya masing-masing

-       Produktivitas dan efisiensi dapat ditingkatkan

-       Koordinasi menyeluruh bisa dilaksanakan pada eselon atas, sehingga berjalan lancar dan tertib

-       Solidaritas, loyalitas, dan disiplin karyawan yang menjalankan fungsi yang sama biasanya cukup tinggi.

-       Pembidangan tugas menjadi jelas

Kelemahan-kelemahan organisasi fungsional adalah :

-       Pekerjaan seringkali sangat membosankan

-       Sulit mengadakan perpindahan karyawan/pegawai dari satu bagian ke bagian lain karena pegawai hanya memperhatikan bidang spesialisasi sendiri saja

-       Sering ada pegawai yang mementingkan bidangnya sendiri, sehingga koordinasi menyeluruh sulit dan sukar dilakukan 

d.   ORGANISASI LINI & FUNGSIONAL (LINE & FUNCTIONAL ORG)

Suatu bentuk organisasi dimana wewenang dari pimpinan tertinggi dilimpahkan kepada perkepala unit dibawahnya dalam bidang pekerjaan tertentu dan selanjutnya pimpinan tertinggi tadi masih melimpahkan wewenang kepada pejabat fungsional yang melaksanakan bidang pekerjaan operasional dan hasil tugasnya diserahkan kepada kepala unit terdahulu tanpa memandang eselon atau tingkatan.

Ciri-ciri :

-       Tidak tampak adanya perbedaan tugas-tugas pokok dan tugas-tugas yang bersifat bantuan

-       Terdapat spesialisasi yang maksimal

-       Tidak ditonjolkan perbedaan tingkatan dalam pemabagian kerja

Kelebihan organisasi Lini dan fungsional adalah :

-       Solodaritas tinggi

-       Disiplin tinggi

-       Produktifitas tinggi karena spesialisasi dilaksanakan maksimal

-       Pekerjaan – pekerjaan yang tidak rutin atau teknis tidak dikerjakan

Kekurangan organisasi Lini dan fungisional adalah :

-       Kurang fleksibel dan tour of duty

-       Pejabat fungsional akan mengalami kebingungan karena dikoordinasikan oleh lebih dari satu orang

-       Spesiaisasi memberikan kejenuhan

e.   ORGANISASI LINI, FUNGSIONAL DAN STAF (LINE, FUNCTIONAL AND STAFF ORG)

Organisasi ini merupakan perkembangan lebih lanjut dari organisasi berbentuk lini dan fungsional.

Ciri-ciri :

-          Organisasi besar dan kadang sangat ruwet

-       Jumlah karyawan banyak

Mempunyai 3 unsur karyawan pokok, yaitu :

-       Karyawan dengan tugas pokok (line personal)

-       Karyawan dengan tugas bantuan (staff personal)

-       Karyawan dengan tugas operasional fungsional (functional group)

f.    ORGANISASI KOMITE (COMMITE ORG)

Suatu organisasi dimana tugas kepemimpinan dan tugas tertentu lainnya dilaksakan secara kolektif.

Organisasi komite terdiri dari :

I.        Executive Committee ( Pimpinan Komite) yaitu para anggotanya mempunyai wewenang lini

II.        Staff Committee yaitu orang – orang yang hanya mempunyai wewenang staf

Ciri-ciri:

-       Adanya dewan dimana anggota bertindak secara kolektif

-       Adanya hak, wewenang dan tanggung jawab sama dari masing-masing anggota dewan

-       Asas musyawarah sangat ditonjolkan

-       Organisasinya besar & Struktur tidak sederhana

-       Biasannya bergerak dibidang perbankan, asuransi, niaga

Kelebihan organisasi komite adalah :

-       Pelaksanaan decision making berlangsung baik karena terjadi musyawarah dengan pemegang saham maupun dewan

-       Kepemimpinan yang bersifat otokratis yang sangat kecil

-       Dengan adanya tour of duty maka pengembangan karier terjamin

Kekurangan organisasi komite adalah :

-       Proses decision making sangat lambat

-       Biaya operasional rutin sangat tinggi

-       Kalau ada masalah sering kali terjadi penghindaran siapa yang bertanggung jawab

3.  Departementasi

v  Departementasi Fungsional

Adalah pengelompokan fungsi yang sama atau kegiatan yang sejenis untuk membentuk satuan organisasi.Departemen ini merupakan bentuk organisasi yang paling umun dan bentuk dasar dari departementasi.Individu dikelompokan berdasarkan ketrampilan,pengetahuan,dan tindakan yang dilakukan.Misalkan organisasi dalam bagian administrasi,dan bagian operasi.Pembentukan satuan organisasi yang masing-masing diserahi mengurus sekelompok aktivitas yang tergolong sejenis menurut sifatnya atau pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan yang berkaitan,agar lebih tercapinya tujuan dengan tepat dan efektif dalam penggunaan waktu.

Pada departementasi fungsional ini terdapat kebaikan dan kelemahan yaitu:

1.     Kebaikan

-       Pendekatan ini menjaga kekuasaan dan kedudukan fungsi-fungsi utama

-       Menciptakan efisiensi melalui spesialisasi

-       Memusatkan keahlian organisasi

-       Memungkinkan pengawasan managemen puncak

-       Tugasnya jelas

-       Pengetahuan yang dibutuhkan tidak banyak

-       Hanya membutuhkan manager saja yang harus berwawasan luas

-       Mudah dijelaskan pada anggota jika ada persoalan

2.    Kelemahan

-       Menciptakan konflik antar fungsi

-       Adanya kemacetan pelaksanaan tugas

-       Umpan balik yang lambat

-       Memusatkan pada kepentingan tugasnya

-       Para anggota berpandangan lebih sempit serta kurang inovatif:

-       Kejenuhan akibat monotonnya aktivitas

-       Komunikasi antar area tidak lancar jika ada problem

-       Individu dalam bekerja hanya memperhatikan struktur hirarki

v  Departementasi Devisional

Departementasi ini berdasarkan pada divisi melihat produk,layanan,dan klien sebagai faktor dasar pengelompokan.Pola ini digunakan untuk memudahkan usaha antisipasi ancaman atau oportuniti dari luar organisasi.Misalnya organisasi otomotif,organisasi terbagi atau divisi otomotif,divisi internasional,divisi keuangan,divisi keamanan.Dengan membagi divisi-divisi atas dasar produk,wilayah,langganan,dan proses,dimana tiap divisi merancang,memproduksi dan memasarkan produknya sendiri.

Pada Departementasi  Devisional ini terdapat kebaikan dan kelemahan yaitu antara lain:

1.     Kebaikan

-       Semua kegiatan,ketrampilan,keahlian untuk memproduksi dan memasarkan dikelompokan menjadi satu dibawah seorang kepala

-       Semua kegiatan mudah untuk dikordinasi dan prestasi kerja dipelihara

-       Kualitas dan kecepatan pembuatan keputusan meningkat

-       Menempatkan pengembangan dan implementasi strategi dekat dengan lingkungan divisi yang khas

-       Merumuskas tanggung jawab dengan jelas dan perhatian dipusatkan pertanggungjawaban atas prestasi kerja

-       Membebaskan para kepala eksekutif dalam pembuatan keputusan strategi lebih luas

-       Cocok untuk lingkungan yang cepat berubah

-       Mempertahankan spesialisasi fungsional dalam setiap divisi.

2.    Kelemahan

-       Berkembangnya persaingan disfungsional potensial atas sumber daya perusahaan dan konflik antara tugas dan prioritas

-       Seberapa besar delegasi wewenang diberikan

-       Masalah kebijaksanaan dalam alokasi sumber daya dan distribusi biaya overhead perusahaan.

-       Menimbulkan konsistensi kebijaksanaan antar divisi

-       Masalah duplikasi sumber daya dan peralatan yang tidak perlu.

4.  Organisasi proyek dan matrik

Merupakan bentuk departementasi campuran (hybrid design). Ini dilakukan dengan mengkombinasikan kebaikan – kebaikan dari system fungsional dan divisional dengan menghindarkan segala kelemahannya. Misalnya, organisasi selain dibagi menurut divisi, juga ditetapkan suatu organisasi baru semacam proyek akan ditugasi khusus dengan orang-orang yang berasal dari sejumlah divisi.

Struktur Organisasi Proyek

Menyangkut pembentukan tim – tim, spesialis untuk mencapai tujuan khusus. Di sini manajer proyek mempunyai wewenang lini memimpin para anggota tim selama jangka waktu proyek , jika telah selesai maka tim dibubarkan dan masing – masing anggota kembali ke departemennya masing – masing. Kalau ada proyek baru maka mereka ditarik kembali.

Struktur Organisasi Matriks 

Pada prinsipnya sama dengan sistem proyek, tapi disini para karyawan mempunyai dua atasan, yang tentunya berada di dua wewenang. Rantai perintah pertama yaitu fungsional, yang wewenangnya mengalir secara vertical. Kedua yaitu rantai perintah lateral atau horisontal, wewenangnya melintasi departemen yang dilaksanakan oleh manajer proyek, sehingga menyerupai matrik dalam lalu lintas aliran wewenang

Kebaikan :

-       Memaksimumkan efisiensi penggunaan manajer fungsional.

-       Mengembangkan ketrampilan dan kreatifitas karyawan serta fleksibilitas
kepada organisasi.

-       Melibatkan motivasi dan menantang karyawan serta memperluas pandangan manajemen terhadap masalah strategi perusahaan yang akhirnya membebaskan manajemen puncak untuk perencanaan.

-       Menstimulasi kerja sama antar disiplin dan mempermudah kegiatan perusahaan
dan orientasi proyek.

-       Mampu mengombinasi kelebihan pola fungsional dan divisional

-       Menekankan pada teknik dan pasar

-       Memerlukan sejumlah manager yang mampu menangani personil bidang teknik
dan pemasaran

Kelemahan :

-       Adanya pertanggungjawaban ganda dan kebijaksanaan yang kontradiktif

-       Memerlukan koordinasi vertikal dan horisontal.

-       Memerlukan lebih banyak ketrampilan antar pribadi.

-       Menimbulkan resiko timbulnya perasaan anarki.

-       Sangat mahal untuk di implementasikan.

-       Mendorong pertentangan kekuasaan dan lebih mengarah perdebatan daripada kegiatan.

-       Sangat mahal

-       Kesatuan komando bisa hilang karena individu memiliki lebih dari satu supervisor

5.  Koordinasi

v  Kebutuhan akan koordina-si

Untuk melihat kemampuan seorang manajer sebagai pemimpin ( atasan )dalam  melakukan koordinasi dilihat dari besar kecilnya jumlah bawahanyang ada dalam tanggung jawabnya, yang dikenal sebagai rentang manajemen.Koodinasi dibutuhkan sekali oleh para karyawannya,sebab tanpa koordinasi setiapkaryawan tidak mempunyai pegangan mana yang harus diikuti, sehingga akanmerugikan organisasi itu sendiri.

Dengan koordinasi diharapkan keharmonisan atau keserasian seluruhkegiatan untuk mencapai tujuan yang diharapkan. Sehingga tiap departemen atauperusahaan atau bagian menjadi seimbang dan selaras. Koordinasi merupakan usaha untuk menciptakan keadaan yang berupa tiga S,yaitu serasi, selaras dan seimbang. Kebutuhan koordinasi tergantung pada sifat dan kebutuhan komunikasi dalam pelaksanaan tugas dan derajat ketergantungan dari tiap satuan pelaksanaan.

Prinsip rentang manajemen berkaitan erat dengan jumlah bawahan yangdapat dikendalikan secara efektif oleh manajer atau atasan. Antara rentang manajemen dan koordinasi saling berhubungan erat. Ada anggapan bahwa semakinbesar jumlah rentangan semakin sulit untuk mengkoordinasikan kegiatan bawahansecara efektif.

Terdapat 3 (tiga) macam saling ketergantungan di antarasatuan-satuan organisasi seperti diungkapkan oleh James D. Thompson (Handoko,2003:196), yaitu:

1. Saling ketergantungan yangmenyatu (pooled interdependence)

Bilasatuan-satuan organisasi tidak saling tergantung satu dengan yang lain dalammelaksanakan kegiatan harian tetapi tergantung pada pelaksanaan kerja setiapsatuan yang memuaskan untuk suatu hasil akhir.

2. Saling ketergantungan yangberurutan (sequential interdependece)

Dimana suatu satuan organisasi harus melakukan pekerjaannya terlebih dulu sebelumsatuan yang lain dapat bekerja.

3. Saling ketergantungan timbalbalik (reciprocal interdependence)

Merupakan hubungan member dan menerima antarsatuan organisasi.

v  Masalah-masalah Penca-paian Koordinasi yang efektif

Empat tipe perbedaan dalam sikap dan cara kerja di antara bermacam-macam individu dan departemen-departemen dalam organisasi menurut Paul R. Lawrence dan Jay W. Lorch adalah:

1.         Perbedaan dalam orientasi terhadap tujuan tertentu.

Para anggota dari departemen yang berbeda mengembangkan pandangan-pandangan mereka sendiri tentang bagaimana cara mencapai kepentingan organisasi yang baik.

2.        Perbedaan dalam oriantasi waktu

Manajer akan lebih memperhatikan masalah-masalah yang harus dipecahkan segera atau dalam periode waktu pendek. Bagian penelitian dan pengembangan lebih terlibat dengan masalah-masalah jangka panjang.

3.        Perbedaan dalam orientasi antar pribadi.

Kegiatan produksi memerlukan komunikasi dan pembuatan keputusan yang cepat agarprosesnya lancar, sedang bagian penelitian dan pengembangan mungkin dapat lebih santai dan setiap orang dapat mengemukakan pendapat serta berdiskusi satu dengan yang lain.

4.        Perbedaan dalam formalitas struktur.

Setiap tipe satuan dalam organisasi mungkin mempunyai metoda-metoda dan standar-standar yang berbeda untuk mengevaluasi program terhadap tujuan dan untuk balas jasa bagi karyawan.

v  Pendekatan-pendekatan untuk mencapai koordinasi yang efektif

Komunikasi adalah kunci koordinasi yang efektif. Koordinasi secara langsung tergantung pada perolehan, penyebaran dan pemrosesan informasi. Semakin besar ketidakpastian tugas yang dikoordinasi, semakin membutuhkan informasi. Pada dasarnya koordinasi merupakan pemrosesan informasi. Terdapat tiga pendekatan untuk pencapaian koordinasi yang efektif, yaitu:

Teknik-Teknik Manajemen Dasar

Untuk mencapai koordinasi yang efektif kita dapat menggunakan mekanisme teknik-teknik manajemen dasar : hirarki manajerial, rencana dan tujuan sebagai pengarah umum kegiatan-kegiatan serta aturan-aturan dan prosedur-prosedur. Organisasi relatif tidak memerlukan peralatan koordinasi lebih dari teknik-teknik  tersebut.

v  Mekanisme-mekanisme pengkoordinasian dasar

Dalam pengkoordinasian dasar kita harus mengetahui mekanisme-mekanisme apa saja yg harus di perhatikan :

1.      Hirarki manajerial.

Rantai perintah, aliran informasi dan kerja, wewenag formal, hubungan tanggung jawab dan akuntanbilitas yang jelas dapat menumbuhkan integrasi bila dirumuskan secara jelas serta dilaksanakan dengan pengarahan yang tepat.

2.      Aturan dan prosedur.

Adalah keputusan-keputusan manajerial yang dibuat untuk menangani kejadian-kejadian rutin, sehingga dapat juga menjadi peralatan yang efisien untuk koordinasi dan pengawasan rutin.

3.      Rencana dan penetapan tujuan.

Pengembangannya dapat digunakan untuk pengoordinasian melalui pengarah seluruh satuan orgaisasi terhadap sasaran-sasaran yang sama. Ini diperlukan bila aturan dan prosedur tidak mampu lagi memproses seluruh informasi yang dibutuhkan untuk mengoordinasikan kegiatan-kegiatan satuan-satuan oraganisasi.

v    Meningkatkan koordinasi potensial

Meningkatkan koordinasi potensial menjadi diperlukan bila bermacam-macam satuan organisasi menjadi saling tergantung dan lebih luas dalam ukuran dan fungsi.  Koordinasi ini dapat di tingkatkan melalui dua cara, yaitu :
Sistem informasi vertikal.

Adalah peralatan melalui mana data disalurkan melewati tingkatan-tingkatan organisasi. Komunikasi dapat terjadi di dalam atau di luar rantai perintah. Sistem informasi manajemen telah dikembangkan dalam kegiatan-kegiatan seperti pemasaran, keuangan, produksi, dan operasi-operasi internasional untuk meningkatkan informasi yang tersedia bagi perencanaan, koordinasi, dan pengawasan.
Hubungan-hubungan lateral (harizontal).

Melalui pemotongan rantai perintah, hubungan-hubungan lateral membiarkan informasi dipertukarkan dan keputusan dibuat pada tingkat hirarki dimana informasi yang dibutuhkan ada.
Beberapa hubungan lateral, yaitu:

-       Kontak langsung antara individu-individu yang dapat meningkatakan efektivitas dan efisiensi kerja.

-       Peranan penghubung, yang menangani komunikasi antar departemen sahingga mengurangi panjangnya saluran komunikasi.

-       Panitnya dan satuan tugas. Panitnya biasanya diorganisasi secara formal dengan pertemuan yang dijadwalkan teratur. Satuan tugas dibentuk bila dibutuhkan untuk masalah-masalah khusus.

-       Pengintegrasian peranan-peranan, yang dilakukan oleh misal manajer produk atau proyek, perlu diciptakan bila suatu produk, jasa atau proyek khusus memerlukan tingkat koordinasi yang tinggi dan perhatian yang terus menerus dari seseorang.

-       Peranan penghubung manajerial, yang mempunyai kekuasaan menyetujui perumusan anggaran oleh satuan-satuan yang diintegrasikan dan implementasinya. Ini diperlukan bila posisi pengintegrasian yang dijelaskan pada d di atas tidak secara efektif mengoordinasikan tugas tertentu.

-       Organisasi matriks,  suatu mekanisme yang sangat baik bagi penanganan dan penyelesaian proyek-proyek yang komplek

6.  Pengurangan kebutuhan akan koordinasi

Dalam beberapa situasi adalah tidak efisien untuk mengembangkan cara pengkoordinasian tambahan. Ini dapat dilakukan dengan penyediaan tambahan smber daya-sumber daya untuk satuan-satuan organisasi atau penglompokan kembali satuan-satuan organisasi agar tugas-tugas dapat berdiri sendiri.

Penciptaan sumber daya-sumber daya tambahan.

Sumber daya-sumber daya tambahan memberikan kelonggaran bagi satuan-satuan kerja. Penambahan tenaga kerja, bahan baku atau waktu, tugas diperingan dan masalah-masalah yang timbul berkurang.

Penciptaan tugas-tugas yang dapat berdiri sendiri.

Teknik ini mengurangi kebutuhan koordinasi dengan mengubah karakter satuan-satuan organisasi. Kelompok tugas yang dapat berdiri sendiri diserahi suatu tanggung jawab penuh salah satu organisasi operasi (perusahaan)

Komentar :

Dalam lingkungan kita pasti banyak sekali macam-macam organisasi, tapi organisasi itu dibentuk dalam rangka tujuan tertentu dan memiliki manfaat yang berbeda pada masing-masing organisasi. Untuk mencapai tujuan organisasi tersebut banyak yang harus dilakukan oleh para anggota dan ketua. Pemimpin/ketua organisasi harus pintar dalam mengkoordinasikan anggota-anggota organisasinya.

Sumber:

http://artipengetahuan.blogspot.com/2013/02/pengertian-pengorganisasian.html

http://ryudi.wordpress.com/2010/12/18/teori-teori-organisasi/

http://tkampus.blogspot.com/2011/11/struktur-organisasi.html

http://abdilahkhusu25.blogspot.com/2012/11/tipe-bentuk-dan-struktur-skema.html

http://departementasi.blogspot.com/2011/11/departementasi.html

http://putriluviani.blog.com/organisasi-proyek-dan-matrik/

http://dif15.blogspot.com/2013/01/organisasi-proyek-dan-matriks.html

http://dennyimamazhari.wordpress.com/2012/11/01/11-kebutuhan-akan-koordinasi/

http://dif15.blogspot.com/2013/01/meningkatkan-koordinasi-potensial.html

http://dif15.blogspot.com/2013/01/pengurangan-kebutuhan-akan-koordinasi.html