Motivasi

Tugas 4 – Motivasi

1.   Motivasi

      Pentingnya Motivasi

Motivasi adalah daya pendorong dari keinginan kita agar terwujud. Motivasi adalah sebuahenergi pendorong yang berasal dari dalam kita sendiri.

Motivasi adalah daya pendorong dari keinginan kita agar terwujud. Energi pendorong dari dalam agar apapun yang kita inginkan dapat terwujud. Motivasi erat sekali hubungannya dengan keinginan dan ambisi, bila salah satunya tidak ada, motivasi pun tidak akan timbul.

Banyak dari kita yang mempunyai keinginan dan ambisi besar, tapi kurang mempunyai inisiatif dan kemauan untuk mengambil langkah untuk mencapainya. Ini menunjukkan kurangnya enrgi pendorong dari dalam diri kita sendiri atau kurang motivasi.

Motivasi akan menguatkan ambisi, meningkatkan inisiatif dan akan membantu dalam mengarahkan energi kita untuk mencapai apa yang kita inginkan. Dengan motivasi yang benar kita akan semakin mendekati keinginan kita.

Biasanya motivasi akan besar, bila orang tersebut mempunyai visi jelas dari apa yang diinginkan. Ia mempunyai gambaran mental yang jelas dari kondisi yang diinginkan dan mempunyai keinginan besar untuk mencapainya. Motivasilah yang akan membuat dirinya melangkah maju dan mengambil langkah selanjutnya untuk merealisasikan apa yang diinginkannya.

Lakukan apapun dalam pengembangan diri anda dengan motivasi, baik itu karir, hubungan,spiritual, pekerjaan, menulis, memasak, membeli rumah, mendapatkan pacar, mengajar anak atau apapun. Motivasi ini akan ada, bila ada visi yang jelas dari apa yang anda akan lakukan, mengetahui apa yang akan anda lakukan dan percaya akan kekuatan yang ada pada anda sendiri. Ia akan merupakan kunci sukses dari apapun yang anda lakukan.

Untuk termotivasi, ketahui terlebih dahulu apa yang anda inginkan selanjutnya anda harus dapat meningkatkan energi keinginan itu dan siap untuk melakukan apa saja agar keinginan dapat tercapai.

Motivasi berkaitan erat dengan tercapainya sesuatu keinginan. Sering kita gagal mencapai apa yang kita lakukan, misalnya berhenti minum kopi, merokok dan lainnya karena motivasinya kurang.

      Pandangan Motivasi dalam organisasi

Lima fungsi utama manajemen adalah planning, organizing, staffing, leading, dan controlling. Pada pelaksanaannya, setelah rencana dibuat (planning), organisasi dibentuk (organizing), dan disusun personalianya (staffing), maka langkah berikutnya adalah menugaskan/mengarahkan karyawan menuju ke arah tujuan yang telah ditentukan. Fungsi pengarahan (leading) ini secara sederhana adalah membuat para karyawan melakukan sesuatu sesuai dengan apa yang diinginkan dan harus mereka lakukan. Memotivasi karyawan merupakan kegiatan kepemimpinan yang termasuk di dalam fungsi ini. Kemampuan manajer untuk memotivasi karyawannya akan sangat menentukan efektifitas manajer. Manajer harus dapat memotivasi para bawahannya agar pelaksanaan kegiatan dan kepuasan kerja mereka meningkat.

Berbagai istilah digunakan untuk menyebut kata ‘motivasi’ (motivation) atau motif, antara lain kebutuhan (need), desakan (urge), keinginan (wish), dan dorongan (drive). Dalam hal ini, akan digunakan istilah motivasi yang diartikan sebagai keadaan dalam pribadi seseorang yang mendorong keinginan individu untuk melakukan kegiatan-kegiatan tertentu guna mencapai tujuan.

Motivasi menunjuk kepada sebab, arah, dan persistensi perilaku. Kita bicara mengenai penyebab suatu perilaku ketika kita bertanya tentang mengapa seseorang melakukan sesuatu. Kita bicara mengenai arah perilaku seseorang ketika kita menanyakan mengapa ia lakukan suatu hal tertentu yang mereka lakukan. Kita bicara tentang persistensi ketika kita bertanya keheranan mengapa ia tetap melakukan hal itu (Berry, 1997).

Suatu organisme (manusia/hewan) yang dimotivasi akan terjun ke dalam suatu aktivitas secara lebih giat dan lebih efisien daripada yang tanpa dimotivasi. Selain menguatkan organisme itu, motivasi cenderung mengarahkan perilaku (orang yang lapar dimotivasi untuk mencari makanan untuk dimakan; orang yang haus, untuk minum; orang yang kesakitan, untuk melepaskan diri dari stimulus/rangsangan yang menyakitkan (Atkinson, Atkinson, & Hilgard, 1983).

Sampai pada abad 17 dan 18, para pakar filsafat masih berkeyakinan bahwa konsepsi rasionalisme merupakan konsep satu-satunya yang dapat menerangkan tindakan-tindakan yang dilakukan manusia. Konsep ini menerangkan bahwa manusia adalah makhluk rasional dan intelek yang menentukan tujuan dan melakukan tindakannya sendiri secara bebas berdasarkan nalar atau akalnya. Baik-buruknya tindakan yang dilakukan oleh seseorang sangat tergantung dari tingkat intelektual orang tersebut. Pada masa-masa berikutnya, muncul pandangan mekanistik yang beranggapan bahwa tindakan yang dilakukan oleh manusia timbul dari adanya kekuatan internal dan eksternal, diluar kontrol manusia itu sendiri. Hobbes (abad ke-17) mengemukakan doktrin hedonisme-nya yang menyatakan bahwa apapun alasan yang diberikan oleh seseorang atas perilakunya, sebab-sebab terpendam dari semua perilakunya itu adalah adanya kecenderungan untuk mencari kesenangan dan menghindari kesusahan.

Teori Motivasi dapat diartikan sebagai kekuatan (energi) seseorang yang dapat menimbulkan tingkat persistensi dan entusiasmenya dalam melaksanakan suatu kegiatan, baik yang bersumber dari dalam diri individu itu sendiri (motivasi intrinsik) maupun dari luar individu (motivasi ekstrinsik).

Seberapa kuat motivasi yang dimiliki individu akan banyak menentukan terhadap kualitas perilaku yang ditampilkannya, baik dalam konteks belajar, bekerja maupun dalam kehidupan lainnya.. Kajian tentang motivasi telah sejak lama memiliki daya tarik tersendiri bagi kalangan pendidik, manajer, dan peneliti, terutama dikaitkan dengan kepentingan upaya pencapaian kinerja (prestasi) seseorang.

      Teori-teori Motivasi

Secara garis besar, teori motivasi dikelompokkan ke dalam tiga kelompok yaitu teori motivasi dengan pendekatan isi/kepuasan (content theory), teori motivasi dengan pendekatan proses (process theory) dan teori motivasi dengan pendekatan penguat (reinforcement theory).Motivasi dapat diartikan sebagai kekuatan (energi) seseorang yang dapat menimbulkan tingkat persistensi dan entusiasmenya dalam melaksanakan suatu kegiatan, baik yang bersumber dari dalam diri individu itu sendiri (motivasi intrinsik) maupun dari luar individu (motivasi ekstrinsik).

Untuk memahami tentang motivasi, kita akan bertemu dengan beberapa teori tentang motivasi, antara lain :

·         Teori Hierarki Kebutuhan Maslow

Kebutuhan dapat didefinisikan sebagai suatu kesenjangan atau pertentangan yang dialami antara satu kenyataan dengan dorongan yang ada dalam diri. Apabila pegawai kebutuhannya tidak terpenuhi maka pegawai tersebut akan menunjukkan perilaku kecewa. Sebaliknya, jika kebutuhannya terpenuhi amak pegawai tersebut akan memperlihatkan perilaku yang gembira sebagai manifestasi dari rasa puasnya.

Kebutuhan merupakan fundamen yang mendasari perilaku pegawai. Karena tidak mungkin memahami perilaku tanpa mengerti kebutuhannya.

Abraham Maslow (Mangkunegara, 2005) mengemukakan bahwa hierarki kebutuhan manusia adalah sebagai berikut :

1.    Kebutuhan fisiologis, yaitu kebutuhan untuk makan, minum, perlindungan fisik, bernapas, seksual. Kebutuhan ini merupakan kebutuhan tingkat terendah atau disebut pula sebagai kebutuhan yang paling dasar

2.    Kebutuhan rasa aman, yaitu kebutuhan akan perlindungan diri dari ancaman, bahaya, pertentangan, dan lingkungan hidup

3.    Kebutuhan untuk rasa memiliki (sosial), yaitu kebutuhan untuk diterima oleh kelompok, berafiliasi, berinteraksi, dan kebutuhan untuk mencintai serta dicintai

4.    Kebutuhan akan harga diri, yaitu kebutuhan untuk dihormati dan dihargai oleh orang lain

5.    Kebutuhan untuk mengaktualisasikan diri, yaitu kebutuhan untuk menggunakan kemampuan, skill dan potensi. Kebutuhan untuk berpendapat dengan mengemukakan ide-ide, gagasan dan kritik terhadap sesuatu

·         Teori Keadilan

Keadilan merupakan daya penggerak yang memotivasi semangat  kerja seseorang, jadi perusahaan harus bertindak adil terhadap setiap karyawannya. Penilaian dan pengakuan mengenai perilaku karyawan harus dilakukan secara obyektif. Teori ini melihat perbandingan seseorang dengan orang lain sebagai referensi berdasarkan input dan juga hasil atau kontribusi masing-masing karyawan (Robbins, 2007).

·         Teori X dan Y

Douglas McGregor mengemukakan pandangan nyata mengenai manusia. Pandangan pertama pada dasarnya negative disebut teori X, dan yang kedua pada dasarnyapositif disebut teori Y (Robbins, 2007).

McGregor menyimpulkan bahwa  pandangan manajer mengenai sifat manusia didasarkan atas beberapa kelompok asumsi tertentu dan bahwa mereka cenderung membentuk perilaku mereka terhadap karyawan berdasarkan asumsi-asumsi tersebut.

·         Teori dua Faktor Herzberg

Teori ini dikemukakan oleh Frederick Herzberg dengan asumsi bahwa hubungan seorang individu dengan pekerjaan adalah mendasar dan bahwa sikap individu terhadap pekerjaan bias sangat baik menentukan keberhasilan atau kegagalan. (Robbins, 2007).

Herzberg memandang bahwa kepuasan kerja berasal dari keberadaan motivator intrinsik dan bawa ketidakpuasan kerja berasal dari  ketidakberadaan faktor-faktor ekstrinsik. Faktor-faktor ekstrinsik (konteks pekerjaan) meliputi :

1.    Upah

2.    Kondisi kerja

3.    Keamanan kerja

4.    Status

5.    Prosedur perusahaan

6.    Mutu penyeliaan

7.    Mutu hubungan interpersonal antar sesama rekan kerja, atasan, dan bawahan

Keberadaan kondisi-kondisi ini terhadap kepuasan karyawan tidak selalu memotivasi mereka. Tetapi ketidakberadaannya menyebabkan ketidakpuasan bagi karyawan, karena mereka perlu mempertahankan setidaknya suatu tingkat ”tidak ada kepuasan”, kondisi ekstrinsik disebut ketidakpuasan,atau faktor hygiene. Faktor Intrinsik meliputi :

1.    Pencapaian prestasi

2.    Pengakuan

3.    Tanggung Jawab

4.    Kemajuan

5.    Pekerjaan itu sendiri

6.    Kemungkinan berkembang.

Tidak adanya kondisi-kondisi ini bukan berarti membuktikan kondisi sangat tidak puas. Tetapi jika ada, akan membentuk motivasi yang kuat yang menghasilkan prestasi kerja yang baik. Oleh karena itu, faktor ekstrinsik tersebut disebut sebagai pemuas atau motivator.

·         Teori Kebutuhan McClelland

Teori kebutuhan McClelland dikemukakan oleh David McClelland dan kawan-kawannya. Teori ini berfokus pada tiga kebutuhan, yaitu (Robbins, 2007) :

a.    Kebutuhan pencapaian (need for achievement) : Dorongan untuk berprestasi dan mengungguli, mencapai standar-standar, dan berusaha keras untuk berhasil.

b.    Kebutuhan akan kekuatan (need for pewer) : kebutuhan untuk membuat orang lain berperilaku sedemikian rupa sehingga mereka tidak akan berperilaku sebaliknya.

c.    Kebutuhan hubungan (need for affiliation) : Hasrat untuk hubungan antar pribadi yang ramah dan akrab.

Apa yang tercakup dalam teori yang mengaitkan imbalan dengan prestasi seseorang individu . Menurut model ini, motivasi seorang individu sangat dipengaruhi oleh berbagai faktor, baik yang bersifat internal maupun eksternal. Termasuk pada faktor internal adalah :

a.    Persepsi seseorang mengenai diri sendiri

b.    Harga diri

c.    Harapan pribadi

d.   Kebutuhaan

e.    Keinginan

f.     Kepuasan kerja

g.    Prestasi kerja yang dihasilkan.

Sedangkan faktor eksternal mempengaruhi motivasi seseorang, antara lain ialah :

a.    Jenis dan sifat pekerjaan

b.    Kelompok kerja dimana seseorang bergabung

c.    Organisasi tempat bekerja

d.   Situasi lingkungan pada umumnya

e.    Sistem imbalan yang berlaku dan cara penerapannya.

      Teori-teori Isi

Memusatkan pada penyebab perilaku terjadi dan berhenti yang terpusat pada kebutuhan, motif yang mendorong, menekan, memacu dan menguatkan karyawan melakukan kegiatan, juga berhubungan dengan faktor-faktor eksternal yang berupa insentif yang menyarankan, mendorong, menyebabkan dan mempengaruhi untuk melaksanakan suatu kegiatan. Penekanannya pada pengertian faktor-faktor internal dan kebutuhan. Ada tiga macam teori yang dipakai dalam teori isi, antara lain :

1.   Hirarki kebutuhan Maslow

Menekankan pada kebutuhan manusia yang tersusun dalam bentuk hirarki kebutuhan dari yang terendah sampai yang tertinggi serta kebutuhan yang telah terpuaskan berhenti menjadi motivator utama dari perilaku. Ada lima jenjang kebutuhan dalam hirarki kebutuhan Maslow, yaitu :
o Kebutuhan aktualisasi diri dan pemenuhan diri (self-actualization needs)
o Kebutuhan harga diri (esteem needs)
o Kebutuhan sosial (social needs)
o Kebutuhan keamanan dan rasa aman (safety and security needs)
o Kebutuhan fisiologis (phisiological needs)

2.   Teori motivasi pemeliharaan Herzberg / teori motivasi higienis

Umumnya karyawan baru memusatkan perhatiannya pada pemuasan tingkat kebutuhan lebih rendah dalam pekerjaan pertama mereka, terutama rasa aman, bila telah terpuaskan akan memenuhi tingkat yang lebih tinggi, seperti kebutuhan inisiatif, kreatifitas dan tanggung jawab.
Ada dua kelompok faktor yang mempengaruhi kerja seseorang dalam organisasi, yaitu kepuasan kerja (job satisfaction) yang mempunyai pengaruh pendorong prestasi dan semangat kerja serta ketidak puasan kerja (job dissatisfaction) yang pengaruhnya negatif. Disini dibedakan antara motivator dan faktor-faktor pemeliharaan (higienic factors = dissatisfiers). Motivator mempunyai pengaruh meningkatkan prestasi atau kepuasan kerja, sedang faktor pemeliharaan mencegah merosotnya semangat kerja. Faktor-faktor dalam teori motivasi pemeliharaan meliputi :
o Pekerjaan yang kreatif dan menantang
o Prestasi
o Penghargaan
o Tanggungjawab
o Kemungkinan meningkat
o Kemajuan

3.   Teori Prestasi

Ada korelasi positif antar kebutuhan berprestasi dengan prestasi dan sukses pelaksanaan. McClelland mengemukakan bahwa usahawan, ilmuwan dan profesional mempunyai tingkat motivasi prestasi diatas rata-rata. Orang yang berorientasi prestasi mempunyai karakteristik-karakteristik tertentu yang dapat dikembangkan, yaitu :
o Menyukai pengambilan resiko yang layak sebagai fungsi keterampilan, menyukai tantangan dan menginginkan tanggung jawab pribadi untuk hasil yang dicapai.
o Punya kecenderungan untuk menetapkan tujuan-tujuan prestasi yang layak dan menghadapi resiko yang sudah diperhitungkan.
o Mempunyai kebutuhan yang kuat akan umpan balik tentang apa yang telah dikerjakan.
o Punya keterampilan dalam perencanaan jangka panjang dan memiliki kemampuan organisasional.

2.  Teori-teori Proses

Teori-teori proses berkenaan dengan bagaimana perilaku timbul dan dijalankan. Teori-teori proses yang akan dibahas 1) teori pengharapan, 2) pembentukan perilaku, 3) teori Porter –Lawler, dan 4) teori keadilan.

1)     Teori Pengharapan

Konsep ini berhubungan dengan motivasi, dimana individu diperkirakan akan menjadi pelaksana dengan prestasi tinggi bila mereka melihat 1) suatu kemungkinan (probabilitas) tinggi bahwa usaha-usaha mereka akan mengarah ke prestasi tinggi, 2) suatu probabilitas tinggi bahwa prestasi tinggi akan mengarah ke hasil-hasil yang menguntungkan, dan 3) bahwa hasil-hasil tersebut akan menjadi, pada keadaan keseimbangan, penarik efektif bagi mereka.

Teoeri pengharapan menyatakan bahwa perilaku kerja karyawan dapat dijelaskan dengan kenyataan : para karyawan menentukan terlebih dahulu apa perilaku mereka yang dapat dijalankan dan nilai yang diperkirakan sebagai hasil-hasil alternative dari perilakunya.

Menurut Victor Vroom, dikenal dengan teori nilai – pengharapan Vroom, orang dimotivasi untuk bekerja bila mereka (1) mengharapkan usaha-usaha yang ditingkatkan akan mengarahkan ke balas jasa tertentu, dan (2) menilai balas jasa sebagai hasil dari usaha-usaha mereka.

2) Pembentukan Perilaku

B.F. Skinner mengemukakan pendekatan lain terhadap motivasi yang mempengaruhi dan merubah perilaku kerja yaitu teori pembentukan perilaku (operant conditioning) atau sering disebut dengan istilah-istilah lain seperti behavior modification, positive deforecement, dan Skinnerian conditioning.  Pendekatan ini didasarkan terutama atas hokum pengaruh (law of effect), yang menyatakan bahwa perilaku yang diikuti dengan konsekuensi-konsekuensi pemuasan cenderung diulang, sedangkan perilaku yang diikuti konsekuensi-konsekuensi hukuman cenderung tidak diulang.

Jadi, perilaku (tanggapan) individu terhadap suatu situasi atau kejadian (stimulus) adalah penyebab konsekuensi tertentu.

Ada empat teknik yang dapat digunakan manajer utnuk mengubah perilaku bawahan :

1. Penguatan positif, bisa penguat primer seperti minuman atau makanan yang memuaskan kebutuha-kebutuhan biologis, ataupun penguat sekunder seperti penghargaan berwujud hadiah, promosi dan uang.

2. Penguatan negatif, dimana individu akan mempelajari perilaku yang membawa konsekuensi tidak menyenangkan dan kemudian menghindari perilaku tersebut di masa mendatang (avoidance learning).

3. Pemadaman, dilakukan dengan peniadaaan penguatan.

4. Hukuman, melalui mana manajer mencoba untuk mengubah perilaku bawahan yang tidak tepat dengan pemberian konsekuensi-konsekuensi negatif.

W. Clay hammer telah mengidentifikasikan 6 (enam) pedoman penggunaan teknik-teknik pembentukan perilaku, atau disebut teori belajar (learning theory), yaitu :

1. Jangan memberikan penghargaan yang sama kepada semua orang.

2. Perhatikan bahwa kegagalan utnuk member tanggapan dapat juga mengubah perilaku.

3. Beritahu karyawan tentang apa yang harus dilakukan untuk mendapatkan penghargaan.

4. Beritahu karyawan tentang apa yang dilakukan secara salah.

5. Jangan member hukuman di depan karyawan lain.

6. Bertindak adil.

3)    Teori Porter – Lawler

Model Porter – Lawler adalah teori pengharapan dari motivasi dengan versi orientasi mendatang, dan juga menekankan antisipasi tanggapan-tanggapan atau hasil-hasil. Para manajer tergantung terutama pada pengharapan di masa yang akan dating, dan bukan pengalaman masa lalu.

Model pengharapan ini menyajikan sejumlah implikasi bagi manajer tentang seharusnya memotivasi bawahan dan juga implikasi bagi organisasi. Seperti yang diutarakan oleh Nadler dan Lawler, implikasi-implikasi model tertentu bagi manajer mencakup :

1. Pemberian penghargaan yang sesuai dengan kebutuhan bawahan.

2. Penentuan prestasi yang diinginkan.

3. Pembuatan tingkat prestasi yang dapat dicapai.

4. Penghubungan penghargaan dengan prestasi.

5. Penganalisaan faktor-faktor apa yang bersifat berlawanan dengan efektifitas penghargaan.

6. Penentuan penghargaan yang mencukupi atau memadai.

Sedangkan implikasi-implikasi bagi organisasi adalah meliputi :

1. Sistem penghargaan organisasi harus dirancang untuk memotivasi perilaku yang beringinkan.

2. Pekerjaan itu sendiri dapat dibuat sebagai pemberian penghargaan secara intrinsic.

3. Atasan langsung mempunyai peranan penting dalam proses memotivasi.

4)    Teori Keadilan

Teori lain tentang motivasi sebagai hasil dari berbagai penelitian adalah teori keadilan dan ketidak-adilan. Teori ini mengemukakan bahwa orang akan selalu cenderung membandingkan antara 1) masukan-masukan yang mereka berikan pada pekerjaannya dalam bentuk pendidikan, pengalaman, latihan dan usaha, dengan 2) hasil-hasil (penghargaan-penghargaan) yang mereka terima, seperti juga mereka membandingkan balas jasa yang diterima karyawan lain dengan yang diterima dirinya untuk pekerjaan yang sama.

Faktor kunci bagi manajer dalah mengetahui apakah ketidak adilan dirasakan, dan bukan apakah ketidak-adilan secara nyata ada.

3.  Komunikasi

      Pengertian Komunikasi

Komunikasi adalah suatu proses penyampaian informasi (pesan, ide, gagasan) dari satu pihak kepada pihak lain. Pada umumnya, komunikasi dilakukan secara lisan atau verbal yang dapat dimengerti oleh kedua belah pihak. apabila tidak ada bahasa verbal yang dapat dimengerti oleh keduanya, komunikasi masih dapat dilakukan dengan menggunakan gerak-gerik badan, menunjukkan sikap tertentu, misalnya tersenyum, menggelengkan kepala, mengangkat bahu. Cara seperti ini disebut komunikasi nonverbal.

      Proses Komunikasi

Proses komunikasi adalah bagaimana komunikator menyampaikan pesan kepada komunikannya, sehingga dapat menciptakan suatu persamaan makna antara komunikan dengan komunikatornya. Proses komunikasi ini bertujuan untuk menciptakan komunikasi yang efektif (sesuai dengan tujuan komunikasi pada umumnya). Proses komunikasi, banyak melalui perkembangan.

Proses komunikasi dapat terjadi apabila ada interaksi antar manusia dan ada penyampaian pesanuntuk mewujudkan motif komunikasi.

Tahapan proses komunikasi adalah sebagai berikut :

·         Penginterpretasian.

·         Penyandian.

·         Pengiriman.

·         Perjalanan.

·         Penerimaan.

·         Penyandian balik.

·         Penginterpretasian.

      Saluran Komunikasi dalam Organisasi

·         Komunikasi Vertikal

Komunikasi vertikal terdiri atas komunikasi ke atas dan ke bawah sesuai rantai perintah. Komunikasi ke bawah ( downward communication ) dimulai dari manajemen puncak kemudian mengalir ke bawah melalui tingkatan-tingkatan manajemen sampai ke karyawan lini dan personalia paling bawah.

Maksud utama komunikasi ke bawah adalah untuk memberi pengarahan, informasi, instruksi, nasehat/saran dan penilaian kepada bawahan serta memberikan informasi kepada para anggota organisasi tentang tujuan dan kebijaksanaan organisasi.Fungsi utama komunikasi ke atas (upward communication ) adalah untuk mensuplai informasi kepada tingkatan manajemen atas tentang apa yang terjadi pada tingkatan bawah.

·         Komunikasi Lateral atau Horizontal

Komunikasi lateral atau horizontal meliputi hal-hal berikut ini :

1.   Komunikasi di antara para anggota dalam kelompok kerja yang sama.

2. Komunikasi yang terjadi antara dan di antara departemen- departemen pada tingkatan organisasi yang sama.

Bentuk komunikasi ini pada dasarnya bersifat koordinatif, dan merupakan hasil dari konsep spesialisasi organisasi. Sehingga komunikasi ini dirancang guna mempermudah koordinasi dan penanganan masalah. Komunikasi lateral, selain membantu koordinasi kegiatan-kegiatan lateral, juga menghindarkan prosedur pemecahan masalah yang lambat.

·         Komunikasi Diagonal

Komunikasi diagonal merupakan komunikasi yang memotong secara menyilang diagonal rantai perintah organisasi. Hal ini sering terjadi sebagai hasil hubungan – hubungan departemen lini dan staf.

      Peranan Komunikasi Informal

Komunikasi informal adalah komunikasi antara orang yang ada dalam suatu organisasi , akan tetapi tidak direncanakan atau tidak ditentukan dalam struktur organisasi. Fungsi komunikasi informal adalah untuk memelihara hubungan sosial persahabatan kelompok informal, penyebaran informasi yang bersifat pribadi dan privat seperti isu, gossip, atau rumor. Tentang komunikasi informal sebaiknya tidak dilakukan berdasarkan informasi yang masih belum jelas dan tidak akurat, carilah sumber informasi yang dapat dipercaya, selalu gunakan akal sehat dan bertindak berdasarkan pikiran yang positif. Informasi dalam komunikasi informal biasanya timbul melalui rantai kerumunan di mana seseorang menerima informasi dan diteruskan kepada seseorang atau lebih dan seterusnya sehingga informasi tersebut tersebar ke berbagai kalangan. Implikasinya adalah kebenaran informasi tersebut menjadi tidak jelas atau kabur. Meski demikian komunikasi informal akan untuk memenuhi kebutuhan sosial, mempengaruhi orang lain, dan mengatasi kelambatan komunikasi formal yang biasanya cenderung kaku dan harus melalui berbagai jalur terlebih dahulu.

Dalam suatu organisasi baik yang berorientasi komersial maupun sosial, tindak komunikasi dalam organisasi atau lembaga tersebut akan melibatkan empat fungsi, yaitu: 

1.   Fungsi informatif 

Organisasi dapat dipandang sebagai suatu sistem pemrosesan informasi (information-processing system). Maksudnya, seluruh anggota dalam suatu organisasi berharap dapat memperoleh informasi yang lebih banyak, lebih baik dan tepat waktu. 

Informasi yang didapat memungkinkan setiap anggota organisasi dapat melaksanakan pekerjaannya secara lebih pasti informasi pada dasarnya dibutuhkan oleh semua orang yang mempunyai perbedaan kedudukan dalam suatu organisasi. Orang-orang dalam tataran manajemen membutuhkan informasi untuk membuat suatu kebijakan organisasi ataupun guna mengatasi konflik yang terjadi di dalam organisasi. Sedangkan karyawan (bawahan) membutuhkan informasi tentang jaminan keamanan, jaminan sosial dan kesehatan, izin cuti dan sebagainya. 

2. Fungsi Regulatif 

Fungsi regulatif ini berkaitan dengan peraturan-peraturan yang berlaku dalam suatu organisasi. Pada semua lembaga atau organisasi, ada dua hal yang berpengaruh terhadap fungsi regulatif ini, yaitu:  atasan atau orang-orang yang berada dalam tataran manajemen yaitu mereka yang memiliki kewenangan untuk mengendalikan semua informasi yang disampaikan. Disamping itu mereka juga mempunyai kewenangan untuk memberikan instruksi atau perintah, sehingga dalam struktur organisasi kemungkinan mereka ditempatkan pada lapis atas (position of authority) supaya perintah-perintahnya dilaksanakan sebagaimana semestinya. Namun demikian, sikap bawahan untuk menjalankan perintah banyak bergantung pada:  keabsahan pimpinan dalam penyampaikan perintah kekuatan pimpinan dalam memberi sanksi kepercayaan bawahan terhadap atasan sebagai seorang pemimpin sekaligus sebagai pribadi tingkat kredibilitas pesan yang diterima bawahan.  berkaitan dengan pesan atau message. Pesan-pesan regulatif pada dasarnya berorientasi pada kerja. Artinya, bawahan membutuhkan kepastian peraturan-peraturan tentang pekerjaan yang boleh dan tidak boleh untuk dilaksanakan. 

3.   Fungsi Persuasif 

Dalam mengatur suatu organisasi, kekuasaan dan kewenangan tidak akan selalu membawa hasil sesuai dengan yang diharapkan. Adanya kenyataan ini, maka banyak pimpinan yang lebih suka untuk mempersuasi bawahannya daripada memberi perintah. Sebab pekerjaan yang dilakukan secara sukarela oleh karyawan akan menghasilkan kepedulian yang lebih besar dibanding kalau pimpinan sering memperlihatkan kekuasaan dan kewenangannya. 

4. Fungsi Integratif 

Setiap organisasi berusaha menyediakan saluran yang memungkinkan karyawan dapat dilaksanakan tugas dan pekerjaan dengan baik. Ada dua saluran komunikasi formal seperti penerbitan khusus dalam organisasi tersebut (newsletter, buletin) dan laporan kemajuan oraganisasi; juga saluran komunikasi informal seperti perbincangan antarpribadi selama masa istirahat kerja, pertandingan olahraga ataupun kegiatan darmawisata. Pelaksanaan aktivitas ini akan menumbuhkan keinginan untuk berpartisipasi yang lebih besar dalam diri karyawan terhadap organisasi.

      Hambatan-hambatan Komunikasi Efektif

Berikut ini beberapa hambatan dalam berkomunikasi secara efektif.

·         Filtering, yaitu pengirim pesan memanipulasi informasi sehingga informasi tersebut seakan-akan terlihat menguntungkan.

·         Selective perception, yaitu penerima pesan dalam proses komunikasi secara selektif melihat dan mendengar pesan tersebut berdasarkan kebutuhan, motivasi, pengalaman, dan berbagai karakteristik pribadinya.

·         Information overload, yaitu informasi yang kita terima melebihi kapasitas kita dalam memproses/mengolah informasi tersebut.

·         Emotions, yaitu interpretasi yang berbeda terhadap informasi saat kita sedang sedih dengan saat kita merasa senang.

·         Language atau bahasa, yaitu ketidakpahaman terhadap bahasa atau istilah-istilah tertentu antara satu orang dengan yang lain.

·         Silence, yaitu tidak adanya komunikasi

·         Communcation apprehention, yaitu ketakutan/kecemasan seseorang untuk berkomunikasi

·         Lying, atau berbohong.

4.  Peningkatan Efektivitas Komunikasi

Manusia di dalam kehidupannya harus berkomunikasi, artinya memerlukan orang lain dan membutuhkan kelompok atau masyarakat untuk saling berinteraksi. Hal ini merupakan suatu hakekat bahwa sebagian besar pribadi manusia terbentuk dari hasil integrasi sosial dengan sesamanya. Dalam kehidupannya manusia sering dipertemukan satu sama lainnya dalam suatu wadah baik formal maupun informal. Organisasi adalah sebuah sistem sosial yang kompleksitasnya jelas terlihat melalui jenis, peringkat, bentuk dan jumlah interaksi yang berlaku.

Proses dalam organisasi adalah salah satu faktor penentu dalam mencapai organisasi yang efektif. Salah satu proses yang akan selalu terjadi dalam organisasi adalah proses komunikasi. Melalui organisasi terjadi pertukaran informasi, gagasan, dan pengalaman. Mengingat perannya yang penting dalam menunjang kelancaran berorganisasi, maka perhatian yang cukup perlu dicurahkan untuk mengelola komunikasi dalam organisasi. Proses komunikasi yang begitu dinamik dapat menimbulkan berbagai masalah yang mempengaruhi pencapaian sebuah organisasi terutama dengan timbulnya salah faham dan konflik.

Komunikasi memelihara motivasi dengan memberikan penjelasan kepada para pegawai tentang apa yang harus dilakukan, seberapa baik mereka mengerjakannya dan apa yang dapat dilakukan untuk meningkatkan kinerja jika sedang berada di bawah standar.

Aktivitas komunikasi di perkantoran senantiasa disertai dengan tujuan yang ingin dicapai. Budaya komunikasi dalam konteks komunikasi organisasi harus dilihat dari berbagai sisi. Sisi pertama adalah komunikasi antara atasan kepada bawahan. Sisi kedua antara pegawai yang satu dengan pegawai yang lain. Sisi ketiga adalah antara pegawai kepada atasan. Masing-masing komunikasi tersebut mempunyai polanya masing-masing.

Di antara kedua belah pihak harus ada two-way-communications atau komunikasi dua arah atau komunikasi timbal balik, untuk itu diperlukan adanya kerja sama yang diharapkan untuk mencapai cita-cita, baik cita-cita pribadi, maupun kelompok, untuk mencapai tujuan suatu organisasi.

Komunikasi merupakan sarana untuk mengadakan koordinasi antara berbagai subsistem dalam perkantoran. MenurutKohler ada dua model komunikasi dalam rangka meningkatkan kinerja dan mencapai tujuan perkantoran ini. Pertama, komunikasi koordinatif, yaitu proses komunikasi yang berfungsi untuk menyatukan bagian-bagian (subsistem) perkantoran. Kedua, komunikasi interaktif, ialah proses pertukaran informasi yang berjalan secara berkesinambungan, pertukaran pendapat dan sikap yang dipakai sebagai dasar penyesuaian di antara sub-sub sistem dalam perkantoran, maupun antara perkantoran dengan mitra kerja. Frekuensi dan intensitas komunikasi yang dilakukan juga turut mempengaruhi hasil dari suatu proses komunikasi tersebut.

Komentar :

Motivasi merupakan sebuah dorongan atau kata-kata yang mendorong seseorang untuk lebih bersemangat dalam melakukan suatu hal. Jika seseorang memiliki suatu tujuan tertentu pasti memiliki motivasi yang sangat kuat agar keinginannya tersebut dapat tercapai. Jadi, motivasi itu sangat penting dalam diri seseorang karna agar semangat dalam menggapai tujuan yang di inginkan.

Sumber:

http://anyehbloganyeh.blogspot.com/2010/04/pentingnya-motivasi.html

http://dif15.blogspot.com/2013/01/pandangan-motivasi-dalam-organisasi.html

http://tkampus.blogspot.com/2012/04/pengertian-motivasi-dan-teori-teori.html

http://niesapurple29.blogspot.com/2012/06/teori-teori-proses.html

http://idadwiw.wordpress.com/2011/12/18/pengertian-komunikasi/

http://www.lusa.web.id/proses-komunikasi/

http://kynanre.blogspot.com/2011/10/komunikasi-dalam-organisasi.html

http://afmalovelydiamond.blogspot.com/2012/11/seminar-9-hubungan-internal-komunikasi.html

http://www.manajemenperusahaan.com/komunikasi-dalam-organisasi/#sthash.qb7nSmVC.dpbs

http://mukhliscaniago.wordpress.com/2011/03/12/upaya-meningkatkan-efektivitas-komunikasi-organisasi/

http://26-dyash.blogspot.com/2010/12/teori-motivasi-isi-dan-proses.html

Pengorganisasian

Tugas 3 – Pengorganisasian

1.   Pengorganisasian

v  Pengertian Pengorganisasian

Pengorganisasian (organizing) berasal dari kata organismyang berarti suatu susunan yang terdiri dari bagian-bagian yang dipadukan secatra sistemik dan saling mengikat, saling tergantung dan secara total diarahkan ke tujuan tertentu.

Fungsi dari suatu pengorganisasian adalah mengelola semua kegiatan dan merancang rencana kegiatan menjadi suatu susunan tugas dan wewenang sesuai dengan tujuan yang diharapkan. Dalam beberapa hal, fungsi pengorganisasian antara lain :

(1) Merancang dan menetapkan tanggung jawab serta wewenang tiap-tiap pekerjaan perorangan

(2)  Menentukan pengelompokan pekerjaan ke dalam tiap-tiap bagian yang spesifik.

v  Teori-teori Organisasi

Teori organisasi adalah suatu konsepsi, pandangan, tinjauan, ajaran, pendapat atau pendekatan tentang pemecahan masalah organisasi sehingga dapat lebih berhasil bahkan pada gilirannya organisasi dapat mencapai sasaran yang ditetapkan, adapun yang dimaksud masalah itu sendiri adalah segala sesuatu yang memerlukan pemecahan dan pengambilan keputusan.

Ada 9 macam teori organisasi yaitu teori organisasi klasik, teori organisasi birokrasi, teori organisasi human relations, teori organisasi perilaku, teori proses, teori organisasi kepemimpinan, teori organisasi fungsi, teori organisasi pembuatan keputusan dan teori organisasi kontingensi.

1. Teori Organisasi Klasik. Teori organisasi klasik disebut juga teori organisasi tradisional, teori organisasi spesialisasi, atau teori struktural. Ada 10 macam prinsip organisasi diantaranya : (1) prinsip penetapan tujuan yang jelas; (2) prinsip kesatuan perintah; (3) prinsip keseimbangan; (4) prinsip pendistribusian pekerjaan; (5) prinsip rentangan pengawasan; (6) prinsip pelimpahan wawasan; (7) prinsip departementasi; (8) prinsip penetapan pegawai yang tepat; (9) prinsip koordinasi dan (10) prinsip pemberian balas jasa yang memuaskan.

2. Teori Birokrasi. Pada dasamya teori organisasi birokrasi menyatakan bahwa untuk mencapai tujuan, organisasi harus menjalankan strategi sebagai berikut: a. Pembagian dan penugasan pekerjaan secara khusus, b. Prinsip hierarki atau bawahan hanya bertanggung jawab kepada atasannya langsung, c. Promosi didasarkan pada masa kerja dan prestasi kerja, dan dilindungi dari pemberhentian sewenang-wenang dan yang demikian disebut prinsip loyalitas.
d. Setiap pekerjaan dilaksanakan secara tidak memandang bulu, tidak membeda-bedakkan status sosial, tidak pilih kasih. Strategi ini dinamakan prinsip impersonal, e. Tiap-tiap tugas dan pekerjaan dalam organisasi dilaksanakan menurut suatu sistem tertentu berdasarkan kepada dataperaturan yang abstrak. Strategi ini dinamakan prinsip uniformitas

3. Teori Human Relations. Teori ini disebut juga teori hubungan kemanusiaan, teori hubungan antara manusia, teori hubungan kerja kemanusiaaan atau thehuman relations theory. Suatu hubungan dikatakan hubungan kemanusiaan apabila hubungan tersebut dapat memberikan kesadaran dan pengertian sehingga pihak lain merasa puas. Pengertian tersebut dapat dibedakan menjadi dua macam, yaitu hubungan manusia secara luas dan secara sempit. Dalam arti luas hubungan kemanusiaan adalah hubungan antara hubungan seseorang dengan orang lain yang terjadi dalam suatu situasi dan dalam semua bidang kegiatan atau kehidupan untuk mendapatkan suatu kepuasan hati.

4. Teori Organisasi perilaku. Teori ini disebut merupakan suatu teori yang memandang organisasi dari segi perilaku anggota organisasi. Teori ini berpendapat bahwa baik atau tidaknya, berhasil tidaknya organisasi mencapai sasaran yang telah ditetapkan berasal dari para anggotanya.

5. Teori Organisasi Proses. Suatu teori yang memandang organisasi sebagai proses kerjasama antara kelompok orang yang tergabung dalam suatu kelompok formal. Teori ini memandang organisasi dalam arti dinamis, selalu bergerak dan didalamnya terdapat pembagian tugas dan prinsip-prinsip yang bersifat umum (Universal).

6. Teori Organisasi Kepemimpinan. Teori ini beranggapan bahwa berhasil tidaknya organisasi mencapai tujuan tergantung sampai seberapa jauh seorang pemimpin mampu mempengaruhi para bawahan sehingga mereka mampu bekerja dengan semangat yang tinggi dan tujuan organisasi dapat dicapai secara efisien dan efektif.

7. Teori Organisasi Fungsi. Fungsi adalah sekelompok tugas atau kegiatan yang harus dijalankan oleh seseorang yang mempunyai kedudukan sebagai pemimpin atau manager guna mencapai tujuan organisasi. Sekelompok kegiatan yang menjadi fungsi seorang pemimpin atau manager terdiri dari kegiatan menyusun perencanaan (Planning), pengorganisasian (Organizing), pemberian motifasi atau bimbingan (Motivating), pengawasan (Controlling), dan pengambilan keputusan (Decision making).

8. Teori Pengambilan Keputusan. Teori ini berlandaskan pada adanya berbagai keputusan yang dibuat oleh para pejabat disetiap tingkatan, baik keputusan di tingkat puncak yang memuat ketentuan pokok atau kebijaksanaan umum, keputusan di tingkat menengah yang memuat program-progam untuk melaksanakan keputusan adminitratif, maupun keputusan di tingkat bawah.

9. Teori Kontingensi (Teori Kepentingan). Teori ini berlandaskan pada pemikiran bahwa pengelolaan organisasi dapat berjalan dengan baik dan lancar apabila pemimpin organisasi mampu memperhatikan dan memecahkan situasi tertentu yang sedang dihadapi dan setiap situasi harus dianalisis sendiri.

Dari semua teori ini, tidak satu teori pun yang dianggap paling lengkap atau paling sempurna, teori-teori itu satu sama lain saling mengisi dan saling melengkapi. Teori dianggap baik dan tepat apabila mampu memperhatikan dan menyesuaikan dengan lingkungan dan mampu memperhitungkan situasi-situasi tertentu.

2.  Struktur Organisasi

v  Pembagian kerja

Pembagian kerja harus disesuaikan dengan kemampuan dan keahlian sehingga pelaksanaan kerja berjalan efektif. Oleh karena itu, dalam penempatan karyawan harus menggunakan prinsip the right man in the right place. Pembagian kerja harusrasional/objektif, bukan emosional subyektif yang didasarkan atas dasar like and dislike.

Dengan adanya prinsip orang yang tepat ditempat yang tepat (the right man in the right place) akan memberikan jaminan terhadap kestabilan, kelancaran dan efesiensi kerja. Pembagian kerja yang baik merupakan kunci bagi penyelengaraan kerja. kecerobohan dalam pembagian kerja akan berpengaruh kurang baik dan mungkin menimbulkan kegagalan dalam penyelenggaraan pekerjaan, oleh karena itu, seorang manajer yang berpengalaman akan menempatkan pembagian kerja sebagai prinsip utama yang akan menjadi titik tolak bagi prinsip-prinsip lainnya.

Tujuan suatu organisasi  adalah untuk mencapai tujuan  dimana individu-individu   tidak dapat mencapai sendiri.  Kelompok dua atau lebih  orang yang bekerja bersama   secara koopeatif  dan dikoordinasikan  dapat mencapai hasil  lebih  daripada dilakukan  perseorangan. Konsep ini  disebut SYNERGY. Tiang dasar pengorganisasian  adalah prinsip pembagian   kerja (divisi of labor) yang memungkinkan Synergi terjadi.

Sebagai contoh, pembagian  kerja dalam team  sepak bola : diamana ada  manajer tim, kepala  pelatih, asisten pelatih,  dokter tim,  penjaga gawang, dan pemain lainnya. Pembagian kerja ini  efektif  karena bila  hanya komponen  kecil dari pekerjaan  yang dilaksanakan kualifikasi personalia  yang rendah digunakan dan latihan  jabatan lebih mudah.  Gerakan-gerakan dan perpindahan yang percuma dari komponen pekerja yang besar diminimumkan. Lebih dari itu pembagian pekerjaan mengarahkan penanaman  pada peralatan dan  mesin-mesin  yang efisien untuk meningkatkan produktivitas.

Namun demikian,  beberapa penulis  telah  menunjukan adanya  konsekuensi-konsekuensi pada perilaku karyawan sehubungan dengan pembagian kerja bila hal ini dilaksanakan secara ekstrim ini akan menimbulkan kebosanan keletihan, monoton dan kehilangan motivasi yang dapat menghasilkan  ketidak efisienan dan bukan efisiensi.

v  Bentuk-bentuk organisasi

a.   ORGANISASI LINI (LINE ORGANIZATION)

Diciptakan oleh Henry Fayol, Organisasi lini adalah suatu bentuk organisasi yang menghubungkan langsung secara vertikal antara atasan dengan bawahan, sejak dari pimpinan tertinggi sampai dengan jabatan-jabatan yang terendah, antara eselon satu dengan eselon yang lain masing-masing dihubungkan dengan garis wewenang atau komando. Organisasi ini sering disebut dengan organisasi militer. Organisasi Lini hanya tepat dipakai dalam organisasi kecil. Contohnya : Perbengkelan, Kedai Nasi, Warteg, Rukun tetangga.

Ciri-ciri :

-       Hubungan antara atasan dan bawahan masih bersifat langsung dengan satu garis wewenang

-       Jumlah karyawan sedikit

-       Pemilik modal merupakan pemimpin tertinggi

-       Belum terdapat spesialisasi

-       Masing-masing kepala unit mempunyai wewenang & tanggung jawab penuh atas segala bidang pekerjaan

-       Struktur organisasi sederhana dan stabil

-       Organisasi tipe garis biasanya organisasi kecil

-       Disiplin mudah dipelihara (dipertahankan)

Keuntungan-keuntungan penggunaan organisasi tipe garis adalah :

-       Ada kesatuan komando yang terjamin dengan baik

-       Disiplin pegawai tinggi dan mudah dipelihara (dipertahankan)

-       Koordinasi lebih mudah dilaksanakan

-       Proses pengambilan keputusan dan instruksi-instruksi dapat berjalan cepat

-       Garis kepemimpinan tegas, tidak simpang siur, karena pimpinan langsung berhubungan dengan bawahannya sehingga semua perintah dapat dimengerti dan dilaksanakan

-       Rasa solidaritas pegawai biasanya tinggi

-       Pengendalian mudah dilaksanakan dengan cepat

-       Tersedianya kesempatan baik untuk latihan bagi pengembangan bakat-bakat pimpinan.

-       Adanya penghematan biaya

-       Pengawasan berjalan efektif

Kelemahan-kelemahan organisasi garis adalah :

-       Tujuan dan keinginan pribadi pimpinan seringkali sulit dibedakan dengan tujuan organisasi

-       Pembebanan yang berat dari pejabat pimpinan , karena dipegang sendiri

-       Adanya kecenderungan pimpinan bertindak secara otoriter/diktaktor, cenderung bersikap kaku (tidak fleksibel).

-       Kesempatan pegawai untuk berkembang agak terbatas karena sukar untuk mengabil inisiatif sendiri

-       Organisasi terlalu tergantung kepada satu orang, yaitu pimpinan

-       Kurang tersedianya saf ahli

b.   ORGANISASI LINI DAN STAF (LINE AND STAFF ORG)

 Merupakan kombinasi dari organisasi lini, asaz komando dipertahankan tetapi dalam kelancaran tugas pemimpin dibantu oleh para staff, dimana staff berperan memberi masukan, bantuan pikiran saran-saran, data informasi yang dibutuhkan

Ciri-ciri :

-       Hubungan atasan dan bawahan tidak bersifat langsung

-       Pucuk pimpinan hanya satu orang dibantu staff

-       Terdapat 2 kelompok wewenang yaitu lini dan staff

-       Jumlah karyawan banyak

-       Organisasi besar, bersifat komplek

-       Adanya spesialisasi

Keuntungan penggunaan bentuk organisasi garis dan staf adalah :

-       Asas kesatuan komando tetap ada. Pimpinan tetap dalam satu tangan.

-       Adanya tugas yang jelas antara pimpian staf dan pelaksana

-       Tipe organisasi garis dan staf fleksibel (luwes) karena dapat ditempatkan pada organisasi besar maupun kecil.

-       Pengembalian keputusan relatif mudah, karena mendapat bantuan/sumbangn pemikiran dari staf.

-       Koordinasi mudah dilakukan, karena ada pembagian tugas yang jelas.

-       Disiplin dan moral pegawai biasanya tinggi, karena tugas sesuai dengan spesialisasinya

-       Bakat pegawai dapat berkembang sesuai dengan spesialisasinya.

-       Diperoleh manfaat yang besar bagi para ahli

Kelemahan-kelemahan dari bentuk organisasi garis dan staf adalah :

-       Kelompok pelaksana terkadang bingung untuk membedakan perintah dan bantuan nasihat

-       Solidaritas pegawai kurang, karena adanya pegawai yang tidak saling mengenal

-       Sering terjadi persaingan tidak sehat, karena masing-masing menganggap tugas yang dilaksanakannyalah yang penting

-       Pimpinan lini mengabaikan advis staf

-       Apabila tugas dan tanggung jawab dalam berbagai kerja antara pelajat garis dan staf tidak tegas, maka akan menimbulkan kekacauan dalam menjalankan wewenang

-       Penggunaan staf ahli bisa menambah pembebanan biaya yang besar

-       Kemungkinan pimpinan staf melampaui kewenangan stafnya sehingga menimbulkan ketidaksenangan pegawai lini

-         Kemungkinan akan terdapat perbedaan interpretasi antara orang lini dan staf dalam kebijakan dan tugas-tugas yang diberikan sehingga menimbulkan permasalahan menjadi kompleks.

c. ORGANISASI FUNGSIONAL (FUNCTIONAL ORG)

Diciptakan oleh Frederick W. Taylor, Organisasi ini disusun berdasarkan sifat dan macam pekerjaan yang harus dilakukan, masalah pembagian kerja merupakan masalah yang menjadi perhatian yang sungguh-sungguh.

Ciri-ciri :

-       Pembidangan tugas secara tegas dan jelas dapat dibedakan

-       Bawahan akan menerima perintah dari beberapa atasan

-       Pekerjaan lebih banyak bersifat teknis

-       Target-target jelas dan pasti

-       Pengawasan ketat

-       Penempatan jabatan berdasarkan spesialisas

Keuntungan-keuntungan menggunakan organisasdi fungsional adalah :

-       Spesialisasi dapat dilakukan secara optimal

-       Para pegawai bekerja sesuai ketrampilannya masing-masing

-       Produktivitas dan efisiensi dapat ditingkatkan

-       Koordinasi menyeluruh bisa dilaksanakan pada eselon atas, sehingga berjalan lancar dan tertib

-       Solidaritas, loyalitas, dan disiplin karyawan yang menjalankan fungsi yang sama biasanya cukup tinggi.

-       Pembidangan tugas menjadi jelas

Kelemahan-kelemahan organisasi fungsional adalah :

-       Pekerjaan seringkali sangat membosankan

-       Sulit mengadakan perpindahan karyawan/pegawai dari satu bagian ke bagian lain karena pegawai hanya memperhatikan bidang spesialisasi sendiri saja

-       Sering ada pegawai yang mementingkan bidangnya sendiri, sehingga koordinasi menyeluruh sulit dan sukar dilakukan 

d.   ORGANISASI LINI & FUNGSIONAL (LINE & FUNCTIONAL ORG)

Suatu bentuk organisasi dimana wewenang dari pimpinan tertinggi dilimpahkan kepada perkepala unit dibawahnya dalam bidang pekerjaan tertentu dan selanjutnya pimpinan tertinggi tadi masih melimpahkan wewenang kepada pejabat fungsional yang melaksanakan bidang pekerjaan operasional dan hasil tugasnya diserahkan kepada kepala unit terdahulu tanpa memandang eselon atau tingkatan.

Ciri-ciri :

-       Tidak tampak adanya perbedaan tugas-tugas pokok dan tugas-tugas yang bersifat bantuan

-       Terdapat spesialisasi yang maksimal

-       Tidak ditonjolkan perbedaan tingkatan dalam pemabagian kerja

Kelebihan organisasi Lini dan fungsional adalah :

-       Solodaritas tinggi

-       Disiplin tinggi

-       Produktifitas tinggi karena spesialisasi dilaksanakan maksimal

-       Pekerjaan – pekerjaan yang tidak rutin atau teknis tidak dikerjakan

Kekurangan organisasi Lini dan fungisional adalah :

-       Kurang fleksibel dan tour of duty

-       Pejabat fungsional akan mengalami kebingungan karena dikoordinasikan oleh lebih dari satu orang

-       Spesiaisasi memberikan kejenuhan

e.   ORGANISASI LINI, FUNGSIONAL DAN STAF (LINE, FUNCTIONAL AND STAFF ORG)

Organisasi ini merupakan perkembangan lebih lanjut dari organisasi berbentuk lini dan fungsional.

Ciri-ciri :

-          Organisasi besar dan kadang sangat ruwet

-       Jumlah karyawan banyak

Mempunyai 3 unsur karyawan pokok, yaitu :

-       Karyawan dengan tugas pokok (line personal)

-       Karyawan dengan tugas bantuan (staff personal)

-       Karyawan dengan tugas operasional fungsional (functional group)

f.    ORGANISASI KOMITE (COMMITE ORG)

Suatu organisasi dimana tugas kepemimpinan dan tugas tertentu lainnya dilaksakan secara kolektif.

Organisasi komite terdiri dari :

I.        Executive Committee ( Pimpinan Komite) yaitu para anggotanya mempunyai wewenang lini

II.        Staff Committee yaitu orang – orang yang hanya mempunyai wewenang staf

Ciri-ciri:

-       Adanya dewan dimana anggota bertindak secara kolektif

-       Adanya hak, wewenang dan tanggung jawab sama dari masing-masing anggota dewan

-       Asas musyawarah sangat ditonjolkan

-       Organisasinya besar & Struktur tidak sederhana

-       Biasannya bergerak dibidang perbankan, asuransi, niaga

Kelebihan organisasi komite adalah :

-       Pelaksanaan decision making berlangsung baik karena terjadi musyawarah dengan pemegang saham maupun dewan

-       Kepemimpinan yang bersifat otokratis yang sangat kecil

-       Dengan adanya tour of duty maka pengembangan karier terjamin

Kekurangan organisasi komite adalah :

-       Proses decision making sangat lambat

-       Biaya operasional rutin sangat tinggi

-       Kalau ada masalah sering kali terjadi penghindaran siapa yang bertanggung jawab

3.  Departementasi

v  Departementasi Fungsional

Adalah pengelompokan fungsi yang sama atau kegiatan yang sejenis untuk membentuk satuan organisasi.Departemen ini merupakan bentuk organisasi yang paling umun dan bentuk dasar dari departementasi.Individu dikelompokan berdasarkan ketrampilan,pengetahuan,dan tindakan yang dilakukan.Misalkan organisasi dalam bagian administrasi,dan bagian operasi.Pembentukan satuan organisasi yang masing-masing diserahi mengurus sekelompok aktivitas yang tergolong sejenis menurut sifatnya atau pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan yang berkaitan,agar lebih tercapinya tujuan dengan tepat dan efektif dalam penggunaan waktu.

Pada departementasi fungsional ini terdapat kebaikan dan kelemahan yaitu:

1.     Kebaikan

-       Pendekatan ini menjaga kekuasaan dan kedudukan fungsi-fungsi utama

-       Menciptakan efisiensi melalui spesialisasi

-       Memusatkan keahlian organisasi

-       Memungkinkan pengawasan managemen puncak

-       Tugasnya jelas

-       Pengetahuan yang dibutuhkan tidak banyak

-       Hanya membutuhkan manager saja yang harus berwawasan luas

-       Mudah dijelaskan pada anggota jika ada persoalan

2.    Kelemahan

-       Menciptakan konflik antar fungsi

-       Adanya kemacetan pelaksanaan tugas

-       Umpan balik yang lambat

-       Memusatkan pada kepentingan tugasnya

-       Para anggota berpandangan lebih sempit serta kurang inovatif:

-       Kejenuhan akibat monotonnya aktivitas

-       Komunikasi antar area tidak lancar jika ada problem

-       Individu dalam bekerja hanya memperhatikan struktur hirarki

v  Departementasi Devisional

Departementasi ini berdasarkan pada divisi melihat produk,layanan,dan klien sebagai faktor dasar pengelompokan.Pola ini digunakan untuk memudahkan usaha antisipasi ancaman atau oportuniti dari luar organisasi.Misalnya organisasi otomotif,organisasi terbagi atau divisi otomotif,divisi internasional,divisi keuangan,divisi keamanan.Dengan membagi divisi-divisi atas dasar produk,wilayah,langganan,dan proses,dimana tiap divisi merancang,memproduksi dan memasarkan produknya sendiri.

Pada Departementasi  Devisional ini terdapat kebaikan dan kelemahan yaitu antara lain:

1.     Kebaikan

-       Semua kegiatan,ketrampilan,keahlian untuk memproduksi dan memasarkan dikelompokan menjadi satu dibawah seorang kepala

-       Semua kegiatan mudah untuk dikordinasi dan prestasi kerja dipelihara

-       Kualitas dan kecepatan pembuatan keputusan meningkat

-       Menempatkan pengembangan dan implementasi strategi dekat dengan lingkungan divisi yang khas

-       Merumuskas tanggung jawab dengan jelas dan perhatian dipusatkan pertanggungjawaban atas prestasi kerja

-       Membebaskan para kepala eksekutif dalam pembuatan keputusan strategi lebih luas

-       Cocok untuk lingkungan yang cepat berubah

-       Mempertahankan spesialisasi fungsional dalam setiap divisi.

2.    Kelemahan

-       Berkembangnya persaingan disfungsional potensial atas sumber daya perusahaan dan konflik antara tugas dan prioritas

-       Seberapa besar delegasi wewenang diberikan

-       Masalah kebijaksanaan dalam alokasi sumber daya dan distribusi biaya overhead perusahaan.

-       Menimbulkan konsistensi kebijaksanaan antar divisi

-       Masalah duplikasi sumber daya dan peralatan yang tidak perlu.

4.  Organisasi proyek dan matrik

Merupakan bentuk departementasi campuran (hybrid design). Ini dilakukan dengan mengkombinasikan kebaikan – kebaikan dari system fungsional dan divisional dengan menghindarkan segala kelemahannya. Misalnya, organisasi selain dibagi menurut divisi, juga ditetapkan suatu organisasi baru semacam proyek akan ditugasi khusus dengan orang-orang yang berasal dari sejumlah divisi.

Struktur Organisasi Proyek

Menyangkut pembentukan tim – tim, spesialis untuk mencapai tujuan khusus. Di sini manajer proyek mempunyai wewenang lini memimpin para anggota tim selama jangka waktu proyek , jika telah selesai maka tim dibubarkan dan masing – masing anggota kembali ke departemennya masing – masing. Kalau ada proyek baru maka mereka ditarik kembali.

Struktur Organisasi Matriks 

Pada prinsipnya sama dengan sistem proyek, tapi disini para karyawan mempunyai dua atasan, yang tentunya berada di dua wewenang. Rantai perintah pertama yaitu fungsional, yang wewenangnya mengalir secara vertical. Kedua yaitu rantai perintah lateral atau horisontal, wewenangnya melintasi departemen yang dilaksanakan oleh manajer proyek, sehingga menyerupai matrik dalam lalu lintas aliran wewenang

Kebaikan :

-       Memaksimumkan efisiensi penggunaan manajer fungsional.

-       Mengembangkan ketrampilan dan kreatifitas karyawan serta fleksibilitas
kepada organisasi.

-       Melibatkan motivasi dan menantang karyawan serta memperluas pandangan manajemen terhadap masalah strategi perusahaan yang akhirnya membebaskan manajemen puncak untuk perencanaan.

-       Menstimulasi kerja sama antar disiplin dan mempermudah kegiatan perusahaan
dan orientasi proyek.

-       Mampu mengombinasi kelebihan pola fungsional dan divisional

-       Menekankan pada teknik dan pasar

-       Memerlukan sejumlah manager yang mampu menangani personil bidang teknik
dan pemasaran

Kelemahan :

-       Adanya pertanggungjawaban ganda dan kebijaksanaan yang kontradiktif

-       Memerlukan koordinasi vertikal dan horisontal.

-       Memerlukan lebih banyak ketrampilan antar pribadi.

-       Menimbulkan resiko timbulnya perasaan anarki.

-       Sangat mahal untuk di implementasikan.

-       Mendorong pertentangan kekuasaan dan lebih mengarah perdebatan daripada kegiatan.

-       Sangat mahal

-       Kesatuan komando bisa hilang karena individu memiliki lebih dari satu supervisor

5.  Koordinasi

v  Kebutuhan akan koordina-si

Untuk melihat kemampuan seorang manajer sebagai pemimpin ( atasan )dalam  melakukan koordinasi dilihat dari besar kecilnya jumlah bawahanyang ada dalam tanggung jawabnya, yang dikenal sebagai rentang manajemen.Koodinasi dibutuhkan sekali oleh para karyawannya,sebab tanpa koordinasi setiapkaryawan tidak mempunyai pegangan mana yang harus diikuti, sehingga akanmerugikan organisasi itu sendiri.

Dengan koordinasi diharapkan keharmonisan atau keserasian seluruhkegiatan untuk mencapai tujuan yang diharapkan. Sehingga tiap departemen atauperusahaan atau bagian menjadi seimbang dan selaras. Koordinasi merupakan usaha untuk menciptakan keadaan yang berupa tiga S,yaitu serasi, selaras dan seimbang. Kebutuhan koordinasi tergantung pada sifat dan kebutuhan komunikasi dalam pelaksanaan tugas dan derajat ketergantungan dari tiap satuan pelaksanaan.

Prinsip rentang manajemen berkaitan erat dengan jumlah bawahan yangdapat dikendalikan secara efektif oleh manajer atau atasan. Antara rentang manajemen dan koordinasi saling berhubungan erat. Ada anggapan bahwa semakinbesar jumlah rentangan semakin sulit untuk mengkoordinasikan kegiatan bawahansecara efektif.

Terdapat 3 (tiga) macam saling ketergantungan di antarasatuan-satuan organisasi seperti diungkapkan oleh James D. Thompson (Handoko,2003:196), yaitu:

1. Saling ketergantungan yangmenyatu (pooled interdependence)

Bilasatuan-satuan organisasi tidak saling tergantung satu dengan yang lain dalammelaksanakan kegiatan harian tetapi tergantung pada pelaksanaan kerja setiapsatuan yang memuaskan untuk suatu hasil akhir.

2. Saling ketergantungan yangberurutan (sequential interdependece)

Dimana suatu satuan organisasi harus melakukan pekerjaannya terlebih dulu sebelumsatuan yang lain dapat bekerja.

3. Saling ketergantungan timbalbalik (reciprocal interdependence)

Merupakan hubungan member dan menerima antarsatuan organisasi.

v  Masalah-masalah Penca-paian Koordinasi yang efektif

Empat tipe perbedaan dalam sikap dan cara kerja di antara bermacam-macam individu dan departemen-departemen dalam organisasi menurut Paul R. Lawrence dan Jay W. Lorch adalah:

1.         Perbedaan dalam orientasi terhadap tujuan tertentu.

Para anggota dari departemen yang berbeda mengembangkan pandangan-pandangan mereka sendiri tentang bagaimana cara mencapai kepentingan organisasi yang baik.

2.        Perbedaan dalam oriantasi waktu

Manajer akan lebih memperhatikan masalah-masalah yang harus dipecahkan segera atau dalam periode waktu pendek. Bagian penelitian dan pengembangan lebih terlibat dengan masalah-masalah jangka panjang.

3.        Perbedaan dalam orientasi antar pribadi.

Kegiatan produksi memerlukan komunikasi dan pembuatan keputusan yang cepat agarprosesnya lancar, sedang bagian penelitian dan pengembangan mungkin dapat lebih santai dan setiap orang dapat mengemukakan pendapat serta berdiskusi satu dengan yang lain.

4.        Perbedaan dalam formalitas struktur.

Setiap tipe satuan dalam organisasi mungkin mempunyai metoda-metoda dan standar-standar yang berbeda untuk mengevaluasi program terhadap tujuan dan untuk balas jasa bagi karyawan.

v  Pendekatan-pendekatan untuk mencapai koordinasi yang efektif

Komunikasi adalah kunci koordinasi yang efektif. Koordinasi secara langsung tergantung pada perolehan, penyebaran dan pemrosesan informasi. Semakin besar ketidakpastian tugas yang dikoordinasi, semakin membutuhkan informasi. Pada dasarnya koordinasi merupakan pemrosesan informasi. Terdapat tiga pendekatan untuk pencapaian koordinasi yang efektif, yaitu:

Teknik-Teknik Manajemen Dasar

Untuk mencapai koordinasi yang efektif kita dapat menggunakan mekanisme teknik-teknik manajemen dasar : hirarki manajerial, rencana dan tujuan sebagai pengarah umum kegiatan-kegiatan serta aturan-aturan dan prosedur-prosedur. Organisasi relatif tidak memerlukan peralatan koordinasi lebih dari teknik-teknik  tersebut.

v  Mekanisme-mekanisme pengkoordinasian dasar

Dalam pengkoordinasian dasar kita harus mengetahui mekanisme-mekanisme apa saja yg harus di perhatikan :

1.      Hirarki manajerial.

Rantai perintah, aliran informasi dan kerja, wewenag formal, hubungan tanggung jawab dan akuntanbilitas yang jelas dapat menumbuhkan integrasi bila dirumuskan secara jelas serta dilaksanakan dengan pengarahan yang tepat.

2.      Aturan dan prosedur.

Adalah keputusan-keputusan manajerial yang dibuat untuk menangani kejadian-kejadian rutin, sehingga dapat juga menjadi peralatan yang efisien untuk koordinasi dan pengawasan rutin.

3.      Rencana dan penetapan tujuan.

Pengembangannya dapat digunakan untuk pengoordinasian melalui pengarah seluruh satuan orgaisasi terhadap sasaran-sasaran yang sama. Ini diperlukan bila aturan dan prosedur tidak mampu lagi memproses seluruh informasi yang dibutuhkan untuk mengoordinasikan kegiatan-kegiatan satuan-satuan oraganisasi.

v    Meningkatkan koordinasi potensial

Meningkatkan koordinasi potensial menjadi diperlukan bila bermacam-macam satuan organisasi menjadi saling tergantung dan lebih luas dalam ukuran dan fungsi.  Koordinasi ini dapat di tingkatkan melalui dua cara, yaitu :
Sistem informasi vertikal.

Adalah peralatan melalui mana data disalurkan melewati tingkatan-tingkatan organisasi. Komunikasi dapat terjadi di dalam atau di luar rantai perintah. Sistem informasi manajemen telah dikembangkan dalam kegiatan-kegiatan seperti pemasaran, keuangan, produksi, dan operasi-operasi internasional untuk meningkatkan informasi yang tersedia bagi perencanaan, koordinasi, dan pengawasan.
Hubungan-hubungan lateral (harizontal).

Melalui pemotongan rantai perintah, hubungan-hubungan lateral membiarkan informasi dipertukarkan dan keputusan dibuat pada tingkat hirarki dimana informasi yang dibutuhkan ada.
Beberapa hubungan lateral, yaitu:

-       Kontak langsung antara individu-individu yang dapat meningkatakan efektivitas dan efisiensi kerja.

-       Peranan penghubung, yang menangani komunikasi antar departemen sahingga mengurangi panjangnya saluran komunikasi.

-       Panitnya dan satuan tugas. Panitnya biasanya diorganisasi secara formal dengan pertemuan yang dijadwalkan teratur. Satuan tugas dibentuk bila dibutuhkan untuk masalah-masalah khusus.

-       Pengintegrasian peranan-peranan, yang dilakukan oleh misal manajer produk atau proyek, perlu diciptakan bila suatu produk, jasa atau proyek khusus memerlukan tingkat koordinasi yang tinggi dan perhatian yang terus menerus dari seseorang.

-       Peranan penghubung manajerial, yang mempunyai kekuasaan menyetujui perumusan anggaran oleh satuan-satuan yang diintegrasikan dan implementasinya. Ini diperlukan bila posisi pengintegrasian yang dijelaskan pada d di atas tidak secara efektif mengoordinasikan tugas tertentu.

-       Organisasi matriks,  suatu mekanisme yang sangat baik bagi penanganan dan penyelesaian proyek-proyek yang komplek

6.  Pengurangan kebutuhan akan koordinasi

Dalam beberapa situasi adalah tidak efisien untuk mengembangkan cara pengkoordinasian tambahan. Ini dapat dilakukan dengan penyediaan tambahan smber daya-sumber daya untuk satuan-satuan organisasi atau penglompokan kembali satuan-satuan organisasi agar tugas-tugas dapat berdiri sendiri.

Penciptaan sumber daya-sumber daya tambahan.

Sumber daya-sumber daya tambahan memberikan kelonggaran bagi satuan-satuan kerja. Penambahan tenaga kerja, bahan baku atau waktu, tugas diperingan dan masalah-masalah yang timbul berkurang.

Penciptaan tugas-tugas yang dapat berdiri sendiri.

Teknik ini mengurangi kebutuhan koordinasi dengan mengubah karakter satuan-satuan organisasi. Kelompok tugas yang dapat berdiri sendiri diserahi suatu tanggung jawab penuh salah satu organisasi operasi (perusahaan)

Komentar :

Dalam lingkungan kita pasti banyak sekali macam-macam organisasi, tapi organisasi itu dibentuk dalam rangka tujuan tertentu dan memiliki manfaat yang berbeda pada masing-masing organisasi. Untuk mencapai tujuan organisasi tersebut banyak yang harus dilakukan oleh para anggota dan ketua. Pemimpin/ketua organisasi harus pintar dalam mengkoordinasikan anggota-anggota organisasinya.

Sumber:

http://artipengetahuan.blogspot.com/2013/02/pengertian-pengorganisasian.html

http://ryudi.wordpress.com/2010/12/18/teori-teori-organisasi/

http://tkampus.blogspot.com/2011/11/struktur-organisasi.html

http://abdilahkhusu25.blogspot.com/2012/11/tipe-bentuk-dan-struktur-skema.html

http://departementasi.blogspot.com/2011/11/departementasi.html

http://putriluviani.blog.com/organisasi-proyek-dan-matrik/

http://dif15.blogspot.com/2013/01/organisasi-proyek-dan-matriks.html

http://dennyimamazhari.wordpress.com/2012/11/01/11-kebutuhan-akan-koordinasi/

http://dif15.blogspot.com/2013/01/meningkatkan-koordinasi-potensial.html

http://dif15.blogspot.com/2013/01/pengurangan-kebutuhan-akan-koordinasi.html